enova365 w biurze rachunkowym: obsługa wielu klientów w jednym systemie

Poniedziałek rano w biurze rachunkowym: trzy maile ze skanami faktur, dwa telefony o termin zapłaty VAT, klient, który „zaraz dośle wyciągi”, i nowa pracownica, która nie wie, w której bazie jest firma pana Nowaka. Problemem rzadko jest tu sama księgowość. Kłopot leży w organizacji pracy na wielu klientach naraz. enova365 w biurze rachunkowym obsługuje wielu klientów w jednym środowisku, ale korzyść widać dopiero wtedy, gdy system zostanie ułożony pod sposób pracy biura.

Poniżej opisujemy, jak to zrobić krok po kroku: od struktury baz, przez uprawnienia, po wymianę dokumentów z klientami.

Dlaczego biuro rachunkowe potrzebuje innego podejścia niż firma

Firma produkcyjna czy handlowa ma zwykle jedną, góra kilka baz danych. Biuro rachunkowe ma ich dziesiątki, a każda różni się formą opodatkowania, planem kont, liczbą dokumentów i oczekiwaniami klienta. Do tego dochodzi kadra: często jedna osoba prowadzi kilkanaście podmiotów i musi szybko przełączać się między nimi.

W takim środowisku liczy się powtarzalność, czyli te same schematy dla podobnych klientów. Liczy się kontrola nad tym, kto ma dostęp do jakiego klienta. I potrzebny jest widok całości: co jest zrobione, a co czeka. System, który zapewnia poprawne księgowanie, ale nie pomaga w tych sprawach, w biurze szybko staje się wąskim gardłem.

Jak zorganizować bazy klientów w enova365

Pierwsza decyzja dotyczy struktury. Każdy klient biura to osobna firma w systemie, z własnymi danymi, rejestrami i ustawieniami. Od początku przyjmij jednolite zasady nazewnictwa baz i oznaczeń, tak aby każdy pracownik wiedział, gdzie szukać danego podmiotu. Fizyczne rozmieszczenie baz zależy od skali biura i infrastruktury, dlatego ustala się je z partnerem wdrożeniowym przed migracją.

Druga sprawa to wzorce konfiguracji. Ustawianie od zera planu kont, definicji dokumentów i schematów dekretacji dla każdego nowego klienta to strata czasu. Lepiej przygotować kilka szablonów: dla spółek z pełną księgowością, dla działalności na KPiR, dla klientów z dużą liczbą faktur sprzedażowych. Nowy klient startuje wtedy z gotowym zestawem, który dostosowuje się tylko w szczegółach.

Jeśli obsługujesz grupy powiązanych spółek, przyda się też wiedza o tym, jak w enova365 pracować na kilku spółkach i konsolidować dane. W biurze ten scenariusz pojawia się częściej, niż się wydaje.

Uprawnienia: kto widzi którego klienta

Dostęp do danych w biurze rachunkowym to sprawa wygody, ale też odpowiedzialności wobec klienta i obowiązków wynikających z RODO. Dobra praktyka to przypisanie pracowników do konkretnych klientów i ograniczenie dostępu do pozostałych baz.

• Księgowa prowadząca widzi swoich klientów z pełnym zakresem uprawnień.
• Osoba zastępująca ma dostęp czasowy lub ograniczony do odczytu.
• Kadrowa ma dostęp do modułu kadrowo-płacowego, ale nie do całej księgowości.
• Właściciel biura lub kierownik działu ma podgląd całości do kontroli jakości.

Osobną kategorią jest sam klient. Może dostać ograniczony dostęp, na przykład do wystawiania faktur sprzedażowych lub przeglądania raportów, ale jego zakres trzeba dobrze przemyśleć, żeby nie naruszyć porządku w księgach. Szczegółowe zasady ustawiania ról opisaliśmy w tekście o uprawnieniach użytkowników w enova365. W biurze przeglądaj je przy każdej zmianie w zespole, a nie raz na kilka lat.

Wymiana dokumentów z klientami

Najwięcej czasu w biurze zjada zbieranie dokumentów, a nie księgowanie. Skany w mailach, zdjęcia z telefonu, papiery przynoszone pod koniec miesiąca. Każdy taki kanał to ryzyko, że coś zginie albo trafi do niewłaściwego klienta.

Porządkowanie tego obszaru obejmuje zwykle kilka elementów:

1. Jeden kanał przekazywania dokumentów dla każdego klienta, uzgodniony na piśmie.
2. Pobieranie faktur zakupowych bezpośrednio z KSeF, bez czekania na skany od klienta.
3. Rozpoznawanie dokumentów spoza KSeF (paragony, faktury zagraniczne) przez OCR lub asystenta AI.
4. Import wyciągów bankowych w formacie elektronicznym w miejsce przepisywania.
5. Jasny termin, do kiedy klient przekazuje dokumenty za dany miesiąc.

KSeF zmienił tu sporo, bo faktury zakupowe są dostępne w systemie bez udziału klienta, o ile biuro ma odpowiednie uprawnienia. Jak ułożyć tę współpracę, opisujemy w artykule KSeF i biuro rachunkowe.

Automatyzacja powtarzalnych czynności

Przy kilkudziesięciu klientach każda minuta zaoszczędzona na jednym dokumencie mnoży się wielokrotnie. Dlatego biuro rachunkowe najszybciej odzyskuje czas na automatycznej dekretacji, rozliczaniu płatności z wyciągów i stałych raportach.

Schematy księgowe ustawione raz dla typowych dokumentów sprawiają, że serie faktur księguje się bez ręcznego wskazywania kont. Automatyczne dopasowanie płatności do rozrachunków skraca rozliczanie wyciągów. Zestawienia dla klientów, na przykład wynik miesięczny czy stan należności, można przygotować jako stałe wydruki lub raporty. Nikt nie musi ich co miesiąc składać w arkuszu.

Kontrola terminów i postępu prac

Właściciel biura potrzebuje odpowiedzi na proste pytanie: u których klientów miesiąc jest zamknięty, a u których coś utknęło. Bez wspólnego narzędzia odpowiedź wymaga obejścia wszystkich biurek.

Pomaga lista kontrolna zamknięcia miesiąca, wspólna dla wszystkich klientów. Jej etapy to na przykład: dokumenty kompletne, zakupy zaksięgowane, sprzedaż zaksięgowana, wyciągi rozliczone, deklaracje i pliki JPK przygotowane, wynik przekazany klientowi. Można ją prowadzić w systemie przez mechanizmy obiegu zadań albo w prostszej formie. Ważne, aby była jedna i aktualna. Punkt wyjścia znajdziesz w naszej checkliście zamknięcia miesiąca.

Biuro, w którym zastępstwa kończyły się telefonem na urlop

Weźmy biuro obsługujące kilkadziesiąt firm, głównie usługowych i handlowych. Każda księgowa ma własny sposób zbierania dokumentów, a konfiguracje klientów różnią się nawet przy identycznym profilu działalności. Zastępstwa w czasie urlopów kończą się telefonami do osoby, która akurat wypoczywa.

Porządkowanie zaczyna się od kilku szablonów konfiguracji i jednej zasady przekazywania dokumentów. Potem biuro przechodzi na pobieranie faktur kosztowych z KSeF i import wyciągów. Najważniejsza zmiana nie jest jednak techniczna. Każdy klient dostaje w systemie przypisaną osobę prowadzącą i zastępcę z ograniczonym dostępem, a zastępca pracuje na tych samych schematach. Urlop przestaje oznaczać przestój.

Przegląd konfiguracji albo migracja falami

Jeśli biuro już pracuje w enova365, zacznij od przeglądu konfiguracji klientów i wybrania tych, które najbardziej odbiegają od wzorca. Jeśli dopiero rozważasz przejście z innego systemu, przenoś klientów falami, a nie wszystkich naraz, najlepiej poza szczytem rozliczeń rocznych. Na początek idą klienci o prostym profilu. Przenosi się zwykle dane kontrahentów, plan kont i bilans otwarcia, a historia zostaje w archiwum poprzedniego programu.

FX2 jest partnerem wdrożeniowym enova365 i pomaga biurom rachunkowym w konfiguracji systemu oraz w automatyzacji obiegu dokumentów. Chętnie przejrzymy z Tobą, które czynności w biurze da się uprościć, wystarczy umówić rozmowę.