Zamknięcie miesiąca w enova365: checklista dla działu księgowości

Zamknięcie miesiąca rzadko psuje się przez jeden duży błąd. Częściej winnych jest kilkanaście drobiazgów: faktura, która utknęła w akceptacji, niezaksięgowany wyciąg, różnica między magazynem a księgą. Uporządkowane zamknięcie miesiąca w enova365 polega na tym, żeby wyłapywać je zawsze w tej samej kolejności. Poniższa checklista to punkt wyjścia, który dopasujesz do swojej firmy.

Harmonogram i właściciele przed pierwszym punktem

Checklista działa tylko wtedy, gdy każdy punkt ma osobę odpowiedzialną i termin. Ustal, do którego dnia roboczego po końcu miesiąca muszą wpłynąć dokumenty z działów, kiedy zamykany jest magazyn, a kiedy księgowość blokuje okres. Wpisz to do kalendarza zespołu, a nie tylko do głowy głównej księgowej.

Checklista zamknięcia miesiąca w enova365

1. Dokumenty źródłowe

• Pobrane wszystkie faktury zakupowe z KSeF za dany okres.
• Sprawdzone dokumenty w obiegu: nic nie czeka na akceptację dłużej, niż powinno.
• Zarejestrowane dokumenty spoza KSeF: paragony, faktury zagraniczne, noty.
• Wystawione wszystkie faktury sprzedaży za dany miesiąc, w tym refaktury.
• Uzgodnione korekty sprzedaży i zakupu.

2. Dekretacja i bufor

• Zaksięgowane wszystkie dokumenty z ewidencji za dany okres.
• Przejrzane dekrety w buforze pod kątem nietypowych kwot i brakujących wymiarów analitycznych.
• Obsłużone dokumenty, których schemat księgowy nie rozpoznał.

Jeśli w tym punkcie większość pracy to ręczne wpisywanie kont, przyjrzyj się automatycznemu dekretowaniu w enova365.

3. Bank i kasa

• Zaimportowane wyciągi ze wszystkich rachunków do ostatniego dnia miesiąca.
• Saldo każdego rachunku w systemie zgodne z saldem na wyciągu.
• Rozliczone płatności z dokumentami; wyjaśnione nierozpoznane wpłaty.
• Raporty kasowe zamknięte, stan kasy zgodny z faktycznym.
• Przeliczone różnice kursowe na rachunkach walutowych.

4. Rozrachunki

• Przejrzane należności i zobowiązania przeterminowane.
• Wyjaśnione salda na kontach rozrachunkowych o nietypowym znaku (np. nadpłaty).
• Zaksięgowane kompensaty i noty odsetkowe.
• Rozliczone rozrachunki z pracownikami (zaliczki, delegacje).

5. Magazyn

• Zatwierdzone wszystkie dokumenty magazynowe za miesiąc.
• Zidentyfikowane i opisane przyjęcia bez faktur oraz faktury bez przyjęć.
• Wartość magazynu w module Handel zgodna z saldem kont magazynowych.
• Zaksięgowane rozchody i wynik na sprzedaży towarów.

6. Płace

• Zamknięte listy płac za dany miesiąc i zaksięgowane dekrety płacowe.
• Koszty wynagrodzeń w księdze zgodne z raportami kadrowymi.
• Rozliczone składki ZUS, PPK i zaliczki na podatek.

7. Środki trwałe i rozliczenia międzyokresowe

• Naliczona i zaksięgowana amortyzacja.
• Wprowadzone nowe środki trwałe i zlikwidowane te, które wyszły z użytku.
• Rozliczone koszty międzyokresowe: ubezpieczenia, abonamenty, licencje.
• Zaksięgowane rezerwy i bierne rozliczenia, jeśli firma stosuje je w zamknięciach miesięcznych.

8. VAT

• Sprawdzone rejestry VAT: kompletność, daty, odliczenia w odpowiednim okresie.
• Rejestry VAT uzgodnione z kontami rozrachunkowymi VAT w księdze.
• Przygotowany i zweryfikowany plik JPK_V7 (szczegóły w tekście o JPK_V7 w enova365).

9. Kontrola końcowa

• Zestawienie obrotów i sald bez kont o nietypowych saldach.
• Wynik porównany z poprzednim miesiącem i budżetem; wyjaśnione duże odchylenia.
• Zablokowany okres, by nikt nie dopisał dokumentów wstecz.
• Raport dla zarządu wygenerowany z zamkniętych danych.

Pięć powodów, dla których obroty nie zgadzają się z modułami

Gdy zestawienie obrotów i sald nie zgadza się z modułami pomocniczymi, przyczyny zwykle są te same w każdej firmie. Sprawdź je, zanim zaczniesz szukać błędu dokument po dokumencie.

• Dokument z datą w innym okresie, np. faktura wprowadzona z datą operacji z poprzedniego miesiąca, gdy w innym module okres był już zamknięty.
• Niezatwierdzony dokument magazynowy. Wartość jest w module Handel, ale nie trafiła do księgi.
• Ręczna zmiana dekretu. Ktoś poprawił konto w buforze, ale nie usunął przyczyny w schemacie, więc błąd wraca co miesiąc.
• Podwójny import wyciągu: ten sam dzień zaimportowany dwa razy zawyża obroty na rachunku.
• Kurs waluty. Dokument przeliczony innym kursem niż wynikający z przepisów daje różnicę na rozrachunkach.

Dla każdej z tych sytuacji możesz przygotować w enova365 listę lub raport kontrolny z odpowiednim filtrem. Uruchomiony przed zamknięciem znajduje problem w kilka minut, a nie w kilka godzin.

Notatka z każdego zamknięcia

Przy każdym zamknięciu zapisuj krótko, jakie uzgodnienia wykonano i jakie różnice wyjaśniono. Taka notatka przydaje się przy badaniu sprawozdania przez biegłego rewidenta i przy kontroli podatkowej. Pomaga też wtedy, gdy ktoś z zespołu jest nieobecny i inna osoba musi przejąć jego część pracy.

Jak podzielić pracę w zespole

W większym dziale księgowości checklista sprawdza się najlepiej podzielona na bloki przypisane do konkretnych osób. Jedna osoba odpowiada za bank i rozrachunki, druga za koszty i rejestry VAT, trzecia za płace i środki trwałe. Główna księgowa wykonuje kontrolę końcową i blokuje okres.

W mniejszej firmie, gdzie całość robi jedna lub dwie osoby, liczy się kolejność. Najpierw bank i dokumenty, potem magazyn i płace, na końcu rozliczenia międzyokresowe, VAT i kontrola. Nie trzeba wtedy wracać do zakończonych punktów, bo późniejszy krok zmienił dane.

Bez względu na wielkość zespołu trzymaj checklistę w jednym, wspólnym miejscu i odhaczaj punkty z datą. Po kilku miesiącach zobaczysz, które etapy zajmują najwięcej czasu i gdzie szukać usprawnień.

Jak skrócić zamknięcie miesiąca

Większość opóźnień powstaje poza księgowością: dokumenty spływają za późno, magazyn zamyka się z poślizgiem. Najwięcej daje więc praca u źródła, a nie przyspieszanie księgowania.

1. Księguj na bieżąco. Przy codziennym imporcie wyciągów i bieżącej dekretacji na koniec miesiąca zostają tylko wyjątki.
2. Wymuś terminy akceptacji. Obieg dokumentów z przypomnieniami skraca czas, w którym faktura czeka na podpis kierownika.
3. Automatyzuj uzgodnienia. Dopasowanie płatności, kontrola sald i porównanie magazynu z księgą mogą być raportami uruchamianymi jednym kliknięciem.
4. Zapisuj przyczyny opóźnień. Krótka notatka po każdym zamknięciu pokaże, które problemy wracają co miesiąc.

Zamknięcie miesiąca a zamknięcie roku

Dobrze prowadzone zamknięcia miesięczne to najlepsze przygotowanie do bilansu. Jeśli co miesiąc uzgadniasz salda, rozliczasz wyciągi i kontrolujesz magazyn, na koniec roku zostają czynności typowo roczne: inwentaryzacja, rezerwy, wycena, sprawozdanie finansowe. W przeciwnym razie bilans zamienia się w szukanie różnic z dwunastu miesięcy naraz.

Gdy zamknięcie czeka na podpisy kierowników w terenie

Typowa sytuacja wygląda tak. W spółce usługowej zamknięcie trwa do połowy kolejnego miesiąca. Po analizie okazuje się, że hamują je faktury kosztowe czekające na akceptację kierowników pracujących w terenie. Pomaga akceptacja przez przeglądarkę z automatycznymi przypomnieniami i termin wpisany do regulaminu. Dokumenty spływają wtedy na czas, a księgowość zajmuje się uzgodnieniami, a nie ściganiem podpisów.

Raporty kontrolne i automatyzacje, które skrócą Twoje zamknięcie, można zbudować w enova365. Więcej znajdziesz na stronie o wdrożeniach enova365, a jeśli wolisz od razu przejść do konkretów, umów rozmowę z naszym zespołem. Przejdziemy przez Twoją listę punkt po punkcie.