Kilka spółek w enova365: jak pracować na wielu firmach i konsolidować dane

Właściciel ma spółkę handlową, spółkę produkcyjną i małą firmę wynajmującą nieruchomości. Księgowość prowadzi jeden zespół, kadry też. Przy każdym takim wdrożeniu pada to samo pytanie: jak ułożyć kilka spółek w enova365, żeby ludzie nie przelogowywali się co pięć minut, a zarząd widział całą grupę w jednym obrazie? Odpowiedź zależy od tego, jak mocno spółki są ze sobą powiązane.

Trzy typowe układy grup firm

Zanim wybierzesz rozwiązanie techniczne, nazwij swój przypadek. Spotykamy trzy:

1. Spółki niezależne ze wspólną obsługą: różne branże, mało transakcji między sobą, jeden zespół księgowy. Liczy się wygoda pracy, konsolidacja schodzi na dalszy plan.
2. Spółki powiązane operacyjnie: jedna produkuje, druga sprzedaje, trzecia świadczy usługi wewnętrzne. Dużo faktur między spółkami, wspólne kartoteki towarów i kontrahentów.
3. Grupa raportująca skonsolidowanie, w której zarząd lub właściciel potrzebuje wyników grupy w jednym widoku, bez obrotów wewnętrznych.

Większość firm ma coś z każdego układu, ale jeden zwykle dominuje. To on powinien kierować decyzjami.

Jak enova365 obsługuje wiele firm

W enova365 każda spółka to zazwyczaj osobna baza danych z własnym planem kont, ustawieniami podatkowymi i numeracją dokumentów. Operator może mieć dostęp do wielu baz i przełączać się między nimi w jednym programie, bez osobnej instalacji dla każdej spółki.

Osobne bazy to rozsądny wybór domyślny. Dane spółek są rozdzielone, uprawnienia ustawia się niezależnie, a kopie zapasowe i aktualizacje planuje się dla każdej firmy osobno. Ceną jest synchronizacja wspólnych danych, czyli kontrahentów i towarów.

Wspólne kartoteki bez podwójnej pracy

Gdy spółki sprzedają te same towary albo obsługują tych samych klientów, ręczne zakładanie kartotek w każdej bazie szybko kończy się rozbieżnościami. Ta sama firma pojawia się pod trzema nazwami, towar ma różne indeksy. Rozwiązanie: jedna baza jest źródłem słowników, a zmiany trafiają automatycznie do pozostałych, przez mechanizmy wymiany danych lub dedykowany dodatek.

Transakcje między spółkami

Na tym grupy tracą najwięcej czasu. Spółka A wystawia fakturę spółce B, a księgowa B musi ten sam dokument zarejestrować po swojej stronie. Przy dziesiątkach takich faktur miesięcznie to czysta strata.

Gdy spółki korzystają z KSeF, faktura wystawiona przez jedną z nich trafia do systemu, z którego druga pobiera ją jako fakturę zakupu. Samo pobranie sprawy nie zamyka. Dokument trzeba dopasować do zamówienia wewnętrznego i oznaczyć jako transakcję wewnątrzgrupową. Oznaczenie ustal od pierwszego dnia, bo bez niego konsolidacja zamienia się w ręczne wyszukiwanie.

• Załóż spółki grupy jako kontrahentów z wyraźnym oznaczeniem (np. osobna grupa lub cecha).
• Rozrachunki wewnątrzgrupowe prowadź na dedykowanych kontach.
• Uzgadniaj salda między spółkami co miesiąc, nie raz w roku.

Konsolidacja danych dla zarządu

Zarząd zwykle nie potrzebuje pełnego sprawozdania skonsolidowanego co miesiąc. Chce znać łączny wynik i stan gotówki grupy oraz wiedzieć, które spółki generują marżę, a które ją konsumują.

Do tego wystarczy warstwa raportowa, która czyta dane z kilku baz enova365 i zestawia je według wspólnego klucza, na przykład ujednoliconych kont syntetycznych albo mapy pozycji raportu. Możliwości opisujemy w tekście o raportach i analizach w enova365. Warunek jest jeden: plany kont spółek muszą dać się zmapować na wspólny wzorzec. Jeśli każda spółka ma zupełnie inną strukturę kont, zacznij od ich ujednolicenia.

Wyłączenia obrotów wewnętrznych

Przychód spółki A ze sprzedaży do spółki B nie jest przychodem grupy. Raport wyłączy go automatycznie, o ile transakcje wewnątrzgrupowe są poprawnie oznaczone. W przeciwnym razie ktoś będzie to robił ręcznie w arkuszu, a wtedy cała konstrukcja traci sens.

Kadry i płace w kilku spółkach

Pracownik zatrudniony w dwóch spółkach grupy to częsty przypadek, zwłaszcza w zarządzie i działach wsparcia. Każda spółka jest odrębnym pracodawcą, więc kadry i płace prowadzi się w bazie właściwej spółki. Przy dobrze ustawionych uprawnieniach kadrowa widzi wszystkie bazy, a kierownik działu tylko swoich ludzi. Więcej w artykule o uprawnieniach użytkowników w enova365.

Codzienna praca na kilku firmach

Księgowa obsługująca trzy spółki nie powinna co rano zastanawiać się, w której bazie jest zalogowana. Ryzyko pomyłki zmniejsza kilka prostych ustaleń:

• krótka, jednoznaczna nazwa spółki widoczna w oknie programu zamiast technicznego skrótu nadanego przy instalacji,
• te same symbole dokumentów i układ numeracji we wszystkich spółkach, z prefiksem odróżniającym firmę,
• osobny kalendarz obowiązków w każdej bazie, bo terminy deklaracji i płatności różnią się między spółkami,
• jedna lista kontrolna zamknięcia miesiąca z kolumną dla każdej spółki, na której od razu widać zaległości.

Z podobnym problemem mierzą się biura rachunkowe obsługujące dziesiątki firm w jednym systemie. Część ich praktyk sprawdza się też w grupach kapitałowych: wzorcowa baza, kopiowanie konfiguracji, wspólne raporty kontrolne. Opisujemy je w artykule o enova365 w biurze rachunkowym.

Kiedy rozważyć rozwiązanie na zamówienie

Standardowe mechanizmy pokrywają większość potrzeb. Grupa z dużą liczbą transakcji wewnętrznych, na przykład z codziennymi przesunięciami towarów między spółką produkcyjną a handlową, zyska jednak na automatyzacji: dokument sprzedaży w jednej bazie tworzy dokument zakupu w drugiej, bez udziału człowieka. Takie rozwiązania buduje się jako dodatek do systemu, z pełnym zapisem tego, co i kiedy zostało przeniesione.

Na co uważać przy wdrożeniu wielu firm

• Zacznij od jednej spółki, dopracuj wzorzec i dopiero go powielaj. Równoległy start wszystkich baz mnoży błędy.
• Plan kont, schematy księgowe i definicje dokumentów przygotuj raz jako wzorcową konfigurację i kopiuj ją do kolejnych spółek.
• Zanim dodasz kolejną spółkę, sprawdź z partnerem, jak licencjonowana jest praca na wielu bazach w Twoim wariancie.
• Każda baza to osobny plik do zabezpieczenia kopią i osobny test odtworzenia.

Typowy obraz przed zmianą: grupa trzech spółek od lat konsoliduje wyniki w arkuszu, który jedna osoba składa przez kilka dni po zamknięciu miesiąca. Po ujednoliceniu planów kont i oznaczeniu transakcji wewnętrznych raport grupy powstaje z danych w systemie, a ta osoba analizuje odchylenia, zamiast kopiować liczby.

Masz kilka spółek i szukasz sposobu, by obsługiwać je w jednym systemie? Porozmawiajmy o Twojej strukturze. Zaczniemy od mapy przepływów między spółkami. O samym systemie przeczytasz na stronie enova365.