KSeF bez zakłóceń: elektroniczny obieg faktur w rozgłośni radiowej

Regionalna rozgłośnia radiowa, publiczny nadawca korzystający od lat z enova365, musiała przejść na KSeF tak, by nie zaburzyć codziennej pracy rozgłośni. Zarząd postawił przy tym trzy wymagania: żaden dokument nie może zginąć po drodze, osoby akceptujące mają mieć stały podgląd e-faktur, a księgowość ma przestać ręcznie dekretować każdy koszt.

To dobry przykład, bo rozgłośnia ma typowe dla instytucji kłopoty z fakturami kosztowymi. Dokumentów jest dużo, pochodzą od wielu dostawców, a zanim trafią do zapłaty, musi je zobaczyć kilka osób z różnych działów. Gdy obieg opiera się na papierze i mailach, faktura potrafi utknąć na czyimś biurku, a księgowa dowiaduje się o niej dopiero przy zamknięciu miesiąca.

Co zmienił KSeF w przypadku faktur zakupowych

Po wejściu obowiązku KSeF faktura od dostawcy nie przychodzi już jako PDF w załączniku, tylko trafia do Krajowego Systemu e-Faktur jako plik ustrukturyzowany. Firma musi ją stamtąd pobrać. Za datę otrzymania przyjmuje się datę przydzielenia numeru KSeF, a nie moment, w którym ktoś w biurze zauważy dokument. Jeśli obieg wewnętrzny dalej działa „po staremu”, łatwo przeoczyć fakturę albo zapłacić ją po terminie.

Druga zmiana jest bardziej praktyczna. Skoro dane przychodzą w ustandaryzowanej strukturze, nie trzeba ich przepisywać ani odczytywać OCR-em. System ERP może od razu rozpoznać dostawcę, kwoty i stawki VAT. To otwiera drogę do automatyzacji, z której rozgłośnia skorzystała.

Jak działa obieg faktur w rozgłośni

Faktura ustrukturyzowana jest pobierana z KSeF prosto do enova365 i trafia na ścieżkę akceptacji z powiadomieniami e-mail. Przechodzi kolejne etapy:

1. akceptację merytoryczną, w której osoba odpowiedzialna za zakup potwierdza, że usługę wykonano albo towar dotarł,
2. kontrolę formalno-rachunkową,
3. zatwierdzenie przez głównego księgowego,
4. akceptację zarządu.

Na każdym etapie dostępny jest podgląd dokumentu z KSeF, więc nikt nie musi szukać oryginału ani prosić księgowości o skan. Powiadomienie mailowe informuje, że faktura czeka na decyzję, a historia akceptacji zostaje zapisana przy dokumencie.

Na koniec schematy księgowe same rozpoznają rodzaj kosztu i przypisują go do kont oraz wymiarów analitycznych. Księgowa sprawdza wynik zamiast tworzyć dekret od zera. Rozwiązanie korzysta z modułów Workflow i DMS, uzupełnionych o obsługę honorariów i integrację z systemami redakcyjnymi. Według opisu wdrożenia opublikowanego przez producenta enova365 rozgłośnia używa też m.in. modułów Księga Handlowa, Handel, Kadry Płace, Delegacje Służbowe oraz Projekty i budżetowanie.

Efekty, które opisuje rozgłośnia

Wejście obowiązku KSeF nie zakłóciło pracy rozgłośni. Zarząd ma pełną kontrolę nad każdym etapem życia dokumentu i w każdej chwili widzi, gdzie stoi konkretna faktura. Automatyczna dekretacja skróciła zamknięcie miesiąca. Opis wdrożenia wskazuje też, że akceptacja dokumentów przebiega szybciej, a codzienna praca w mniejszym stopniu zależy od kolejnych zmian w przepisach, bo dostosowanie do nich odbywa się w systemie, nie w procedurach papierowych.

Czego inne firmy mogą się z tego nauczyć

Instytucja publiczna ma bardziej rozbudowaną ścieżkę akceptacji niż przeciętna firma handlowa, ale wnioski są uniwersalne. Przy projektowaniu obiegu e-faktur w niemal każdej firmie pojawiają się te same pytania.

Ile etapów akceptacji naprawdę potrzebujesz

Cztery etapy akceptacji w tej rozgłośni wynikają ze struktury odpowiedzialności. W spółce z dwoma wspólnikami wystarczą zwykle dwa: osoba, która zamawiała, i księgowość. Każdy dodatkowy krok wydłuża czas obiegu, więc dodaj go tylko wtedy, gdy ktoś faktycznie podejmuje na nim decyzję. Pomaga reguła progów kwotowych: faktura za materiały biurowe nie musi trafiać do zarządu, faktura za sprzęt za kilkadziesiąt tysięcy już tak.

Kto akceptuje, gdy ktoś jest na urlopie

To najczęstszy powód, dla którego elektroniczny obieg się „zatyka”. W Workflow ustawia się zastępstwa i terminy, po których zadanie przechodzi do innej osoby albo trafia do przełożonego z przypomnieniem. Warto to skonfigurować przed startem, a nie po pierwszej fakturze zapłaconej z odsetkami.

Jak przygotować schematy dekretacji

Automatyczna dekretacja działa dobrze, gdy plan kont i wymiary analityczne są uporządkowane. Zanim zaczniesz konfigurację, przejrzyj zestawienie faktur kosztowych z kilku ostatnich miesięcy i pogrupuj je według rodzaju kosztu i dostawcy. Powtarzalni dostawcy (media, telekomunikacja, leasing, abonamenty) to grupa, którą zwykle da się objąć schematami od pierwszego dnia. Faktury nietypowe przez jakiś czas zostaną do ręcznej weryfikacji i to jest w porządku. Więcej o samym mechanizmie piszemy w artykule o automatycznym dekretowaniu w enova365.

Co z dokumentami spoza KSeF

Nie wszystko przyjdzie przez KSeF. Faktury od zagranicznych dostawców, rachunki od osób fizycznych czy, jak w rozgłośni, rozliczenia honorariów trzeba wprowadzić inną drogą. Dobrze zaprojektowany obieg traktuje je tak samo: dokument trafia do DMS, dostaje tę samą ścieżkę akceptacji i ten sam schemat księgowy. Dzięki temu zarząd ma jeden obraz kosztów, a nie dwa równoległe systemy.

Typowe błędy przy przejściu na elektroniczny obieg

• Przeniesienie papierowej procedury jeden do jednego, razem z krokami, które nic nie wnoszą.
• Brak właściciela procesu: konfigurację robi dział IT, a księgowość dowiaduje się o niej w dniu startu.
• Zbyt szerokie uprawnienia w KSeF albo w ERP, przez które dokumenty widzą osoby, które nie powinny.
• Start bez okresu próbnego. Lepiej przez kilka tygodni puścić obieg równolegle na wybranym dziale i poprawić ścieżki, zanim obejmą całą firmę.

Kto przeprowadził wdrożenie

To wdrożenie przeprowadził inny autoryzowany partner Soneta, nie FX2. Opisujemy je, bo dobrze pokazuje, jak uporządkować obieg kosztów w organizacji z wieloma osobami akceptującymi. Ogólne zasady takiego obiegu zebraliśmy też w tekście o akceptacji faktur kosztowych w czasach KSeF.

Masz w firmie faktury, które krążą między biurkami, i chcesz przenieść ten proces do systemu? Pomożemy zaprojektować i skonfigurować ścieżki akceptacji e-faktur z KSeF w enova365, od mapy obiegu po schematy dekretacji.