Sprzedaż w wielu krajach UE bez chaosu w VAT: przykład firmy mleczarskiej

Firma mleczarska, której wdrożenie opisał producent enova365, handluje swoimi produktami w kraju i za granicą. Obsługuje odbiorców z wielu krajów UE, zarówno przy pojedynczych zamówieniach, jak i w długich kontraktach. Taka sprzedaż szybko komplikuje księgowość: jeden klient może mieć kilka numerów VAT UE, a ceny zależą od kilogramów, ale też od zawartości tłuszczu czy suchej masy.

Opis wdrożenia opublikowany przez producenta systemu wymienia numery VAT UE kontrahentów m.in. z Francji, Holandii, Belgii, Niemiec, Węgier i Litwy. Sześć krajów, jeden odbiorca potrafi występować pod kilkoma z nich, a do tego waluty, kursy i umowy rozliczane etapami. Poniżej opisujemy, jak to rozwiązano w enova365 i co z tego wynika dla innych firm, które sprzedają za granicę.

Gdzie zaczynały się problemy

Faktury musiały trafiać z właściwym numerem VAT, a rozrachunki na jedno konto kontrahenta. To dwa wymagania, które w wielu systemach się wykluczają. Jeśli każdy numer VAT oznacza osobną kartotekę, księgowa widzi należności od tej samej firmy rozrzucone po kilku kontach i ręcznie składa saldo. Jeśli kartoteka jest jedna, łatwo wystawić fakturę z niewłaściwym numerem, a to już problem przy rozliczeniu dostawy wewnątrzwspólnotowej.

Sprzedaż w euro rozliczana w złotych wymagała kontroli różnic kursowych. Kalkulacje oparte na różnych jednostkach miary nie mogły zależeć od arkuszy. W branży mleczarskiej ilość i wartość towaru wynika z masy oraz z parametrów jakościowych, więc w handlu liczy się jednostka kalkulacyjna, a w magazynie zwykła jednostka ilościowa. Obie muszą działać równolegle i dawać spójną ewidencję.

Trzecim obszarem były kontrakty długoterminowe: ustalone wolumeny dostaw, długi okres obowiązywania, ceny zależne od rynku i rozliczenia realizowane etapami.

Rozwiązanie w enova365

Wdrożenie objęło moduły księgowo-finansowe i handlowe. Projekt podzielono na sześć etapów:

1. Analiza przedwdrożeniowa z udziałem użytkowników kluczowych firmy, ze szczególnym naciskiem na numery VAT UE, wspólne konto rozrachunkowe i numerację dokumentów.
2. Projekt rozwiązania: struktura kartotek kontrahentów, zasady przypisywania numerów VAT, schematy numeracji, rejestry VAT i reguły przenoszenia danych z handlu do księgowości.
3. Konfiguracja systemu, w tym obsługa jednostek kalkulacyjnych przy zachowaniu spójnej ewidencji magazynowej.
4. Testy funkcjonalne i akceptacyjne na rzeczywistych scenariuszach: faktury z NIP innym niż polski, sprzedaż zagraniczna, kompensaty, kontrakty.
5. Szkolenia dopasowane do ról, głównie dla handlu i księgowości.
6. Uruchomienie produkcyjne i wsparcie w pierwszym okresie pracy.

Po analizie moduł handlowy połączono z księgowością tak, by dane przepływały automatycznie. Kontrahent może mieć wiele numerów VAT UE przy wspólnym koncie rozrachunkowym, a numeracja faktur zależy od kraju przeznaczenia. Kontrakty handlowe są powiązane z dokumentami sprzedaży i zapisami księgowymi, więc firma na bieżąco widzi realizację umów, wolumeny i wartości.

Co się zmieniło po uruchomieniu

Efekt to przejrzyste rozrachunki, mniej ręcznych operacji przy walutach i większe bezpieczeństwo podatkowe transakcji wewnątrzwspólnotowych. Według opisu wdrożenia saldo kontrahenta jest jedno, niezależnie od liczby jego numerów VAT. Kompensaty, monitorowanie sald i wezwania do zapłaty działają automatycznie. Osobna numeracja faktur dla poszczególnych numerów VAT od razu pokazuje, która transakcja jest krajowa, a która zagraniczna, co ułatwia sprawdzenie rozliczeń przed złożeniem deklaracji.

Zarząd dostał spójniejsze dane: sprzedaż i księgowość korzystają z tych samych zapisów, więc zestawienia rentowności nie wymagają uzgadniania dwóch źródeł. Pełny opis projektu opublikował producent enova365.

Czego mogą się z tego nauczyć inne firmy eksportujące

Mleczarstwo to specyficzna branża, ale te same pytania pojawiają się w hurtowni części zamiennych, u producenta mebli czy w firmie sprzedającej opakowania do kilku krajów. Przed zmianą systemu albo jego rekonfiguracją sprawdź u siebie kilka rzeczy.

Kartoteka kontrahenta

Policz, ilu odbiorców ma więcej niż jeden numer VAT UE. Zwykle to grupy z oddziałami albo firmy zarejestrowane do VAT w kilku krajach ze względu na magazyny. Zdecyduj, czy rozrachunki mają być prowadzone na jednym koncie, czy osobno, i zapisz to jako regułę. Ta decyzja wpływa na windykację, limity kredytowe i raporty należności.

Numeracja i rejestry VAT

Ustal, czy numeracja faktur ma zależeć od kraju, numeru VAT czy rodzaju transakcji. Później jej zmiana w trakcie roku jest kłopotliwa. Sprawdź też, czy rejestry VAT oddzielają dostawy wewnątrzwspólnotowe od eksportu i sprzedaży krajowej. W czasach KSeF dochodzi pytanie, jak system wysyła faktury dla odbiorców zagranicznych; piszemy o tym w artykule o KSeF a fakturach dla kontrahentów zagranicznych.

Waluty i różnice kursowe

Określ, z jakiej tabeli kursów korzystasz przy fakturze, a z jakiej przy zapłacie, i czy różnice kursowe mają się liczyć automatycznie przy rozliczeniu. Jeśli dziś księgowa liczy je w Excelu na koniec miesiąca, to pierwszy obszar do automatyzacji.

Jednostki miary i kalkulacje

Wypisz towary, których cena nie wynika wprost z ilości w magazynie. Mogą to być przeliczniki jakościowe, opakowania zbiorcze albo sprzedaż w metrach przy ewidencji w sztukach. Każdy taki przypadek trzeba opisać przykładem liczbowym jeszcze przed konfiguracją. Ten krok najczęściej się pomija, a potem wychodzi przy pierwszej fakturze.

Kontrakty

Jeśli pracujesz na umowach ramowych, ustal, co system ma pokazywać: pozostały wolumen, wartość do realizacji, odchylenia od ceny. Powiązanie kontraktu z dokumentami sprzedaży jest proste tylko wtedy, gdy wiesz, jakie pytania zarząd zadaje co tydzień.

Typowe błędy przy takich wdrożeniach

• Testowanie na wymyślonych danych. Scenariusze testowe powinny pochodzić z prawdziwych faktur z ostatnich miesięcy, łącznie z korektami i kompensatami.
• Pominięcie księgowości na etapie analizy handlowej. Reguły przenoszenia dokumentów do księgi trzeba ustalić razem, bo to tam ujawniają się błędy w konfiguracji kontrahentów.
• Migracja kartotek „jak leci”. Duplikaty kontrahentów ze starego systemu trzeba scalić przed startem, inaczej wspólne konto rozrachunkowe nie zadziała.
• Szkolenie wszystkich z wszystkiego. Handlowiec potrzebuje innej wiedzy niż osoba rozliczająca różnice kursowe.

Jak możemy pomóc

To wdrożenie przeprowadził inny autoryzowany partner enova365, nie FX2. Jeśli Twoja firma sprzedaje za granicę i ma kłopot z numerami VAT, walutami albo kontraktami, pomożemy skonfigurować podobne rozwiązanie u Ciebie. Zakres naszych usług opisujemy na stronie wdrożenia enova365.