Umowy zlecenia i o dzieło w systemie kadrowym: rozliczenia bez pomyłek

Umowy cywilnoprawne często żyją w firmie „na boku”. Etaty dział płac rozlicza w systemie, a zlecenia i dzieła księgowa prowadzi w arkuszu albo na podstawie rachunku przyniesionego przez wykonawcę. Tymczasem właśnie przy umowach zlecenia i o dzieło łatwo pomylić się w składkach, zaliczce na podatek czy zgłoszeniu do ZUS. Większość tych problemów znika, gdy umowy cywilnoprawne trafiają do systemu kadrowego obok umów o pracę.

Umowa zlecenia a umowa o dzieło: różnice w rozliczeniu

Dla działu płac to dwa zupełnie inne procesy. Oto różnice, które system musi uwzględnić.

Umowa zlecenia

• Co do zasady obowiązkowe są ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz zdrowotne, a chorobowe jest dobrowolne. Wyjątki dotyczą m.in. uczniów i studentów do 26. roku życia oraz osób, które mają inny tytuł do ubezpieczeń.
• Zleceniobiorca ma prawo do wynagrodzenia nie niższego niż minimalna stawka godzinowa obowiązująca w danym roku.
• Strony muszą ustalić sposób potwierdzania liczby przepracowanych godzin, a zleceniodawca przechowuje tę dokumentację.
• Jeśli umowa rodzi obowiązek ubezpieczenia, zleceniobiorcę trzeba zgłosić do ZUS.

Umowa o dzieło

• Składek ZUS co do zasady się nie nalicza. Wyjątkiem jest umowa zawarta z własnym pracownikiem albo wykonywana na rzecz własnego pracodawcy: ta jest oskładkowana jak umowa o pracę.
• Zawarcie umowy o dzieło z osobą, która nie jest pracownikiem zamawiającego, zgłasza się do ZUS na formularzu RUD w terminie wskazanym w przepisach.
• Koszty uzyskania przychodu są standardowe albo podwyższone przy przeniesieniu praw autorskich. Tu często dochodzi do pomyłek, bo podwyższone koszty można zastosować tylko wtedy, gdy umowa faktycznie dotyczy utworu.
• Godzin się nie ewiduje. Rozliczenie zależy od wykonania dzieła, nie od czasu pracy.

Gdzie najczęściej powstają pomyłki

Gdy umowy cywilnoprawne rozlicza się poza systemem, powtarzają się te same błędy:

• pominięty zbieg tytułów ubezpieczeń, gdy zleceniobiorca ma kilka umów lub jest jednocześnie pracownikiem firmy,
• brak aktualnego oświadczenia o statusie studenta lub innym tytule do ubezpieczeń,
• wynagrodzenie za zlecenie poniżej minimalnej stawki godzinowej po zmianie jej wysokości,
• niezgłoszona umowa o dzieło,
• umowa o dzieło z własnym pracownikiem rozliczona bez składek,
• niewłaściwe koszty uzyskania przychodu lub błędna stawka zaliczki na podatek.

Większość z nich bierze się stąd, że osoba rozliczająca rachunek nie widzi pełnego obrazu: innych umów tej samej osoby, historii oświadczeń, zmian przepisów.

Jak system kadrowy rozlicza umowy cywilnoprawne

W systemie kadrowo-płacowym zleceniobiorca ma kartotekę tak samo jak pracownik etatowy. Jego umowy, oświadczenia i rachunki są w jednym miejscu i już samo to eliminuje sporą część pomyłek.

1. Rejestracja umowy z rodzajem, okresem, stawką i tytułem ubezpieczenia. Przy umowie o dzieło system przypomina o zgłoszeniu informacyjnym.
2. Oświadczenia zleceniobiorcy zapisane z datą obowiązywania. Gdy student kończy 26 lat, system może sam zmienić sposób naliczania składek od właściwej daty.
3. Ewidencja godzin, którą wpisuje zleceniobiorca w portalu albo osoba nadzorująca zlecenie, z akceptacją.
4. Rachunek generowany automatycznie z umowy i godzin, z kontrolą minimalnej stawki godzinowej.
5. Składki i podatek naliczane z uwzględnieniem zbiegu tytułów i innych umów tej samej osoby, a potem ujmowane w deklaracjach ZUS i PIT.

Arkusz czy system kadrowy

Czy przy kilku zleceniobiorcach system kadrowy ma sens? To zależy od tego, jak bardzo zmieniają się umowy.

Arkusz wystarcza, gdy masz kilka stałych umów z tymi samymi osobami, bez zbiegu tytułów, a rozliczenia robi biuro rachunkowe w swoim systemie.

System jest potrzebny, gdy zleceniobiorców jest więcej, zmieniają się sezonowo, część z nich to studenci lub osoby zatrudnione gdzie indziej, a firma sama przygotowuje deklaracje ZUS i PIT.

Bez systemu trudno się obejść, gdy te same osoby pracują raz na etacie, raz na zleceniu, albo gdy ewidencja godzin zleceniobiorców wpływa na planowanie pracy, np. w handlu, gastronomii czy przy pracach sezonowych.

Sezonowe zlecenia w firmie przetwórczej

Weźmy firmę przetwórczą, która w sezonie zatrudnia kilkadziesiąt osób na umowy zlecenia, w tym studentów. Rachunki przygotowuje się w arkuszu, a status studenta sprawdza przy podpisywaniu umowy. Przy kontroli wychodzi na jaw, że część osób w trakcie sezonu skończyła 26 lat, a składki nadal nie były naliczane.

Po przeniesieniu umów do systemu kadrowego data urodzenia i ważność legitymacji są zapisane w kartotece. System sam przełącza sposób naliczania składek, kierownik zmiany zatwierdza godziny w portalu, a rachunki powstają automatycznie po zamknięciu miesiąca.

Najbardziej widać to na koniec roku, gdy trzeba przygotować informacje PIT dla wszystkich zleceniobiorców i wykonawców dzieł. System generuje je sam. Z arkusza trzeba je składać ręcznie.

Przed wdrożeniem: lista umów, oświadczenia, osoby zatwierdzające

Przenosząc umowy cywilnoprawne do systemu, zacznij od listy wszystkich aktywnych umów i oświadczeń. Sprawdź, czy każda osoba ma aktualne oświadczenie o innych tytułach do ubezpieczeń. Ustal, kto zatwierdza godziny i rachunki. W wielu firmach robi to kierownik działu, nie kadry.

Przyjrzyj się też temu, czy część umów cywilnoprawnych nie powinna być umowami o pracę. System nie rozstrzygnie tego za Ciebie, ale pokaże, kto od lat pracuje na zleceniu w stałych godzinach, pod kierownictwem przełożonego. To sygnał do rozmowy z prawnikiem.

Jeśli kadry rozliczasz w kilku systemach, rozważ ich połączenie. O przenoszeniu danych z innych programów piszemy w artykule o migracji danych kadrowo-płacowych do enova365, a o typowych pomyłkach płacowych w tekście o najczęstszych błędach przy naliczaniu listy płac.

Umowy zlecenia i o dzieło obsługujemy w ramach wdrożeń enova365 Kadry i Płace. Opisz nam, jak dziś rozliczasz umowy cywilnoprawne, a podpowiemy, jak przenieść je do systemu.

Pytania, które słyszymy od działów kadr

Czy zleceniobiorca może wpisywać godziny sam?

Tak, jeśli tak ustalono w umowie. Wygodnie jest udostępnić mu portal, w którym wpisuje godziny, a osoba nadzorująca je zatwierdza. Taki zapis jest jednocześnie potwierdzeniem liczby godzin.

Czy umowę o dzieło trzeba zgłaszać do ZUS, jeśli nie ma składek?

Tak. Umowę o dzieło zawartą z osobą, która nie jest pracownikiem zamawiającego, zgłasza się do ZUS informacyjnie na formularzu RUD. Szczegóły znajdziesz na stronie ZUS.

Co, jeśli pracownik etatowy podpisze z firmą umowę zlecenia?

Taka umowa jest oskładkowana jak umowa o pracę, a przychód z niej łączy się z wynagrodzeniem etatowym w podstawie składek. System kadrowy rozliczy to automatycznie, jeśli obie umowy są w tej samej kartotece.