Integracja enova365 z firmami kurierskimi: etykiety i śledzenie przesyłek

Ile razy dziennie ktoś w Twoim magazynie przepisuje adres odbiorcy z zamówienia do panelu kuriera? Przy kilku paczkach to drobiazg. Przy kilkudziesięciu czy kilkuset to już etat, literówki w kodach pocztowych i telefony od klientów, którzy pytają, gdzie jest przesyłka. Po integracji enova365 z firmami kurierskimi etykieta powstaje jednym kliknięciem z dokumentu w systemie, a numer przesyłki wraca do zamówienia. Poniżej znajdziesz pytania, które pomogą ocenić, jakiej integracji potrzebujesz i na co patrzeć przy wyborze.

Jak wygląda wysyłka bez integracji

Handlowiec lub system sklepu tworzy zamówienie. Magazyn kompletuje towar i wystawia WZ. Potem ktoś otwiera panel kuriera, przepisuje adres, wagę i wymiary, drukuje etykietę, a numer przesyłki wkleja do uwag na dokumencie, o ile w ogóle o tym pamięta. Klient dowiaduje się o wysyłce z maila kuriera albo wcale.

Na każdym z tych etapów można się pomylić: wpisać zły adres albo numer telefonu, nadać przesyłkę z pobraniem w niewłaściwej kwocie. A gdy klient dzwoni z pytaniem, ktoś szuka numeru przesyłki w dwóch systemach.

Co zmienia integracja enova365 z kurierami

Dane odbiorcy, kwota pobrania i liczba paczek trafiają na etykietę prosto z zamówienia lub WZ, bez przepisywania. Numer przesyłki zostaje zapisany przy dokumencie, więc widzą go handlowcy i obsługa klienta.

System pobiera od przewoźnika status przesyłki: w drodze, doręczona, zwrócona. Klient po nadaniu automatycznie dostaje link do śledzenia. Łatwiej też uzgodnić z należnościami kwoty pobrań przekazywane przez kuriera.

Pięć pytań przed wyborem integracji

enova365 można połączyć z przewoźnikami na kilka sposobów. Zanim wybierzesz, odpowiedz sobie na poniższe pytania.

1. Ilu przewoźników obsługujesz?

Przy jednym wystarczy bezpośrednia integracja z jego API. Jeśli korzystasz z kilku (kurier krajowy, paczkomaty, przesyłki paletowe, wysyłki zagraniczne), rozważ pośrednika, czyli broker przesyłek, który daje jedno API do wielu firm. Zmiana przewoźnika lub dodanie nowego nie wymaga wtedy nowej integracji.

2. Z jakiego dokumentu chcesz nadawać?

Jedne firmy nadają paczki z zamówienia, inne z WZ lub faktury. Decyduje moment, w którym znane są wszystkie dane, bo liczba paczek i waga wychodzą zwykle dopiero po skompletowaniu towaru. Integracja powinna pasować do Waszego procesu, a nie wymuszać jego zmiany.

3. Kto i gdzie drukuje etykiety?

Etykiety kurierskie drukuje się zwykle na drukarkach termicznych w magazynie. Sprawdź, czy integracja obsługuje format etykiet Twojej drukarki i czy da się drukować bezpośrednio na stanowisku pakowania, bez zapisywania plików PDF.

4. Czy potrzebujesz usług dodatkowych?

Pobranie, ubezpieczenie, doręczenie w sobotę, dokumenty zwrotne, przesyłki niestandardowe. Integracja musi obsługiwać każdą opcję, z której korzystasz. Inaczej magazyn i tak wróci do panelu kuriera przy co dziesiątej paczce.

5. Jak wracają informacje?

Etykieta to połowa korzyści. Drugą połowę dają statusy i zwroty: kiedy paczka dotarła, czy wróciła, kiedy przyszły pieniądze z pobrań. Zapytaj, czy integracja pobiera statusy automatycznie i gdzie je zapisuje.

Integracja z kurierami a sklep internetowy

Jeśli zamówienia spływają ze sklepu internetowego, wysyłkę projektuje się razem z integracją sklepu i ERP. Klient wybiera przewoźnika i punkt odbioru w sklepie, ta informacja trafia do zamówienia w enova365, a stamtąd na etykietę. Numer przesyłki wraca do sklepu, który wysyła klientowi powiadomienie.

Bez takiego połączenia dane o punkcie odbioru często giną po drodze i magazyn szuka ich ręcznie. Więcej o synchronizacji danych przeczytasz w artykule o integracji sklepu internetowego z ERP.

Adresy, wagi, zmiany API: gdzie integracje się potykają

• Integracja przeniesie błąd z kartoteki na etykietę bez zmian. Zadbaj o oddzielne pola na ulicę, numer i kod pocztowy oraz o numer telefonu odbiorcy.
• Jeśli kartoteki towarów nie mają wagi, system nie wyliczy wagi paczki. Zostaje wpisywanie ręczne albo waga na stanowisku pakowania.
• Przewoźnicy aktualizują swoje interfejsy, więc integracja wymaga utrzymania. Ustal, kto za nie odpowiada.
• Dane do kont kurierskich przechowuj bezpiecznie i udostępnij tylko systemowi, a nie w notatkach magazynu.
• Integracje często obsługują nadania i pomijają zwroty. Ustal, jak zwrot paczki ma się pojawić w systemie.

Zwroty i reklamacje przesyłek

Przesyłkę uszkodzoną w transporcie albo zagubioną reklamuje się u przewoźnika. Gdy numer przesyłki, data nadania i zawartość paczki są zapisane przy dokumencie, zgłoszenie przygotowuje się w kilka minut. Bez integracji te informacje trzeba odtwarzać z kilku źródeł, a terminy na reklamację u przewoźników biegną. Dobrze więc, żeby obsługa klienta widziała dane wysyłki bez proszenia magazynu o pomoc.

Gotowy dodatek czy rozwiązanie na zamówienie

Dla popularnych przewoźników są gotowe dodatki do enova365. Sprawdzają się przy standardowym procesie wysyłki. Nietypowe wymagania, takie jak kilka magazynów, przesyłki paletowe z własnym transportem, dropshipping od dostawców czy automatyczny wybór przewoźnika według wagi i kraju, lepiej obsłuży integracja zbudowana pod konkretny proces.

Decyzję ułatwia lista wymagań: przewoźnicy, dokumenty, usługi dodatkowe, statusy, zwroty. Z nią łatwo porównać gotowe rozwiązanie z dedykowanym. Szerzej o tym wyborze piszemy w tekście o dodatkach do enova365 na zamówienie.

Typowy scenariusz: hurtownia codziennie wysyła kilkadziesiąt paczek przez dwóch przewoźników i trzyma osobną osobę do przepisywania adresów do paneli kurierskich. Po integracji paczki nadaje się na stanowisku pakowania, a etykieta drukuje się po zatwierdzeniu WZ. Ta sama osoba zajmuje się zwrotami i reklamacjami, a obsługa sprawdza status przesyłki w systemie, bez dzwonienia do kuriera.

Pierwsze kroki: od liczby paczek do testu na jednym stanowisku

1. Policz, ile paczek miesięcznie nadajesz i przez których przewoźników.
2. Opisz obecny proces krok po kroku: kto, kiedy i w jakim systemie.
3. Sprawdź jakość danych adresowych w kartotekach kontrahentów i wagi w kartotekach towarów.
4. Zdecyduj, z którego dokumentu chcesz nadawać przesyłki.
5. Wybierz rozwiązanie i przetestuj je na jednym stanowisku, zanim obejmiesz nim cały magazyn.

Chcesz połączyć wysyłki z systemem i skończyć z przepisywaniem adresów? Napisz do nas. Dobierzemy gotowy dodatek do enova365 albo zbudujemy integrację na miarę w ramach naszych rozwiązań na zamówienie.