Pulpit kontrahenta w enova365: portal dla klientów i dostawców

Co zrobić, gdy dział obsługi klienta spędza większość dnia na odpowiadaniu na te same pytania: „czy możecie przesłać kopię faktury?”, „jaki jest status mojego zamówienia?”, „ile mam do zapłaty?”. Jedną z odpowiedzi jest Pulpit kontrahenta w enova365, czyli portal internetowy, w którym klienci i dostawcy sami sprawdzają swoje dokumenty, rozrachunki i zamówienia. Dane pochodzą bezpośrednio z systemu, więc nikt nie musi ich wyszukiwać i przesyłać ręcznie.

Czym jest Pulpit kontrahenta

To dostęp przez przeglądarkę do wybranych danych z enova365, udostępniany zewnętrznym kontrahentom. Klient niczego nie instaluje, potrzebuje tylko danych logowania od Twojej firmy. Każdy klient lub dostawca loguje się na swoje konto i widzi wyłącznie informacje, które go dotyczą. Firma decyduje, jakie obszary udostępnić (dokumenty, płatności, zamówienia, zgłoszenia), i może to ustawić inaczej dla różnych kontrahentów: jednym pokazać tylko faktury, innym także zamówienia i cenniki.

Działa to podobnie jak Pulpit Pracownika, tylko po drugiej stronie relacji. Tam odciąża się kadry od pytań pracowników, tu sprzedaż, obsługę klienta i księgowość od pytań kontrahentów.

Co można udostępnić w portalu B2B

Dla klientów

• Podgląd i pobieranie kopii faktur oraz innych dokumentów bez kontaktu z działem sprzedaży.
• Rozrachunki: lista nierozliczonych dokumentów, terminy płatności, saldo.
• Składanie zamówień według cennika klienta i podgląd statusu realizacji.
• Katalog towarów z cenami indywidualnymi i dostępnością, w zależności od konfiguracji.
• Rejestrację zgłoszeń i reklamacji oraz śledzenie ich postępu.

Dla dostawców

• Podgląd zamówień zakupowych złożonych przez Twoją firmę.
• Informację, które faktury zostały opłacone, a które czekają.
• Przekazywanie potwierdzeń, certyfikatów czy specyfikacji.

Kiedy portal kontrahenta ma sens

Portal nie jest potrzebny każdej firmie. Przed decyzją przejdź przez poniższe kryteria.

1. Jeśli pytania o faktury, statusy i salda zajmują pracownikom znaczną część dnia, samoobsługa szybko się zwraca.
2. Portal najlepiej działa przy stałych klientach B2B, którzy zamawiają regularnie i mają indywidualne warunki handlowe. Przy jednorazowych zakupach klient raczej nie założy konta.
3. Każde zamówienie przepisywane ręcznie z maila lub notatki z rozmowy telefonicznej to ryzyko pomyłki. W portalu dane wprowadza klient, a dokument od razu trafia do systemu.
4. Klient, który widzi swoje saldo i terminy, częściej płaci na czas. Trudno mu tłumaczyć się, że nie dostał faktury.
5. Portal pokazuje dane z systemu takimi, jakie są. Aktualność zależy od tego, jak szybko Twoja firma wprowadza dokumenty i płatności. Jeśli cenniki czy statusy zamówień nie są aktualizowane na bieżąco, klient szybko to zauważy.

Portal B2B czy sklep internetowy

To częste pytanie. Sklep internetowy projektuje się pod szerokiego odbiorcę, marketing i płatności online. Portal kontrahenta służy stałym partnerom i pokazuje ich warunki, dokumenty i rozrachunki. Wiele firm ma oba rozwiązania: sklep dla klientów detalicznych, portal dla hurtowych. Jeśli rozważasz sklep, przeczytaj tekst o integracji sklepu internetowego z ERP.

Jak wdrożyć portal, żeby klienci z niego korzystali

Faktury i rozrachunki na start

Klientów najłatwiej przekonać, dając im coś, czego naprawdę potrzebują. Zwykle jest to dostęp do faktur i rozrachunków. Gdy przyzwyczają się do logowania, łatwiej wprowadzić zamówienia.

Porządek w kartach kontrahentów

Każdy klient musi mieć jedną, aktualną kartę i przypisane osoby kontaktowe z adresami e-mail. Przy zdublowanych kontrahentach klient zobaczy tylko część swoich dokumentów.

Kto po stronie klienta widzi co

U większych klientów dostęp może mieć kilka osób: zaopatrzeniowiec składa zamówienia, księgowa sprawdza faktury. Ustal z góry zakres widoczności dla każdej z nich oraz sposób dodawania i usuwania użytkowników.

Handlowcy jako ambasadorzy portalu

Handlowcy i obsługa klienta powinni znać portal i aktywnie do niego kierować. Jeśli dalej będą wysyłać kopie faktur na każde życzenie, klienci nie mają powodu się logować.

Pomiar po kilku miesiącach

Po kilku miesiącach sprawdź, ilu klientów loguje się regularnie, jaka część zamówień przychodzi przez portal i czy spadła liczba zapytań do obsługi. Te dane pokażą, gdzie rozwijać portal, a gdzie wystarczy lepsza komunikacja z klientami.

Jak zaprosić klientów do portalu

Samo uruchomienie portalu nie sprawi, że klienci zaczną z niego korzystać. Potrzebna jest prosta komunikacja: krótka wiadomość z informacją, co klient zyska, instrukcja pierwszego logowania i kontakt do osoby, która pomoże w razie problemów. Dobrze działa też wzmianka w stopce faktur i w podpisach handlowców.

Zacznij od klientów, z którymi relacja jest dobra, a kontakt częsty. Ich uwagi pomogą poprawić portal, zanim zaprosisz wszystkich. Po kilku tygodniach poproś handlowców, żeby przy wizytach pokazali portal na żywo. Często działa to lepiej niż najlepsza instrukcja.

Bezpieczeństwo portalu

Portal udostępnia dane na zewnątrz, więc wymaga przemyślanej konfiguracji: bezpiecznego połączenia, silnych haseł lub dodatkowego uwierzytelniania, regularnych aktualizacji i przeglądu kont nieaktywnych. Konto osoby, która odeszła z firmy klienta, wyłączasz tak samo jak konta byłych pracowników we własnej firmie.

Typowe błędy przy uruchamianiu portalu

• Za dużo funkcji naraz: klient gubi się w portalu i wraca do telefonu.
• Nieaktualne cenniki. Gdy cena w portalu różni się od ustaleń z handlowcem, zaufanie szybko spada.
• Brak osoby odpowiedzialnej, która zakłada konta, odpowiada na pytania i zbiera uwagi klientów.
• Wysyłanie dokumentów równolegle. Jeśli wszystko nadal trafia też mailem, portal staje się zbędnym dodatkiem.

Dystrybutor części, którego odbiorcy zamawiali mailem

Weźmy dystrybutora części zamiennych, który obsługuje kilkuset stałych odbiorców zamawiających głównie mailem. Każde zamówienie trzeba przepisać do systemu i potwierdzić ceny. Z portalem odbiorcy składają zamówienia, widząc swój cennik indywidualny i dostępność, a dział sprzedaży zajmuje się zamówieniami nietypowymi i doradztwem. Dostęp do faktur i rozrachunków ogranicza też telefony do księgowości. Dla klientów, którzy nadal wolą e-mail, zostaje automatyczne odczytywanie zamówień, opisane w tekście o AI w obsłudze zamówień mailowych.

Chcesz sprawdzić, czy portal kontrahenta sprawdzi się u Ciebie i jak połączyć go z resztą enova365? Porozmawiajmy o Twoich klientach i procesie zamówień.