Szkolenia z enova365: jak przygotować zespół, żeby system był naprawdę używany

System może być świetnie skonfigurowany, a i tak po trzech miesiącach połowa zespołu wróci do arkuszy. Powód prawie zawsze jest ten sam: ludzie nauczyli się klikać, ale nie zrozumieli, po co. Szkolenia z enova365 nie są dodatkiem na koniec wdrożenia. To ta część projektu, od której zależy, czy inwestycja zacznie przynosić efekty. Opisujemy, jak je zaplanować, żeby zespół faktycznie korzystał z systemu.

Szkolenie zaczyna się przed pierwszą prezentacją

Nieudane szkolenia mają zwykle wspólny początek: pokazywanie ekranów. Uczestnik musi jednak najpierw wiedzieć, co się zmienia w jego pracy, dlaczego i co z tego będzie miał. Bez tej odpowiedzi każdy nowy przycisk jest dla niego przeszkodą.

Przygotowanie zespołu zaczyna się więc od rozmowy kierownika z ludźmi, zanim pojawi się trener. Wystarczy krótko: co dziś robimy ręcznie, co przejmie system, kto będzie odpowiadał za jakie dane.

Krok 1: podziel zespół według ról, nie działów

Szkolenie „dla księgowości” to zwykle mieszanka osób, które robią zupełnie różne rzeczy. Jedna rejestruje faktury kosztowe, druga prowadzi rozrachunki, trzecia zamyka miesiąc. Każda potrzebuje czegoś innego.

Przygotuj listę ról, tych samych, według których nadasz uprawnienia w systemie. Dla każdej roli wypisz od pięciu do dziesięciu czynności wykonywanych codziennie lub co tydzień. One tworzą program szkolenia. Reszta może poczekać.

Krok 2: dobierz formę do grupy

Nie ma jednej najlepszej formy szkolenia. Najskuteczniejszy dla osób, które będą intensywnie pracować w systemie, jest warsztat na stanowisku: trener siada obok pracownika i przechodzi z nim przez jego prawdziwe dokumenty. Szkolenie grupowe dobrze nadaje się do pokazania wspólnych zasad, takich jak nawigacja, wyszukiwanie, filtrowanie list i drukowanie.

Przy rozproszonym zespole przydaje się szkolenie zdalne z nagraniem, które służy potem do powtórki. Do tego dochodzą krótkie instrukcje: jedna strona na jeden proces, ze zrzutami ekranu z Waszej konfiguracji, a nie z ogólnego podręcznika.

Najlepiej działa połączenie: podstawy grupowo, procesy ważne dla danego stanowiska indywidualnie, a na koniec instrukcje do szuflady.

Krok 3: szkol na danych, które ludzie znają

Ćwiczenia na fikcyjnej firmie i wymyślonych kontrahentach są abstrakcyjne. Kiedy księgowa widzi faktury od dostawców, z którymi pracuje na co dzień, od razu rozumie, co się dzieje i gdzie mogą pojawić się problemy.

Do szkoleń przygotuj osobną bazę testową: kopię danych produkcyjnych albo bazę z danymi przeniesionymi w migracji. Uczestnicy mogą w niej popełniać błędy bez konsekwencji. Przy okazji najłatwiej wyłapać braki w konfiguracji.

Krok 4: wyznacz kluczowych użytkowników

W każdym dziale powinna być osoba, która zna system lepiej niż pozostali i do której koledzy mogą przyjść z pytaniem. Nazywamy ją kluczowym użytkownikiem. Przechodzi dokładniejsze szkolenie, bierze udział w testach i zna powody decyzji konfiguracyjnych.

Kluczowi użytkownicy odciążają partnera wdrożeniowego i własny dział IT. Większość pytań „jak to zrobić” rozwiązują na miejscu, a do wsparcia trafiają tylko sprawy wymagające zmian w konfiguracji.

Krok 5: zaplanuj szkolenie blisko startu

Szkolenie dwa miesiące przed uruchomieniem systemu to w dużej mierze stracony czas. Ludzie zapominają szczegóły, zanim zdążą je zastosować. Najlepszy moment to tydzień lub dwa przed startem, z krótkim powtórzeniem w pierwszych dniach pracy na produkcji.

Liczy się też plan dnia. Pracownik, który po szkoleniu musi nadrabiać zaległości w obecnym systemie, niewiele przyswoi. Zarezerwuj czas, przesuń mniej pilne zadania, uprzedź klientów o możliwych opóźnieniach.

Krok 6: pierwsze tygodnie po starcie

W tym okresie rozstrzyga się, czy zespół przyjmie system. Pojawiają się pytania, nietypowe przypadki i frustracja przy pierwszym zamknięciu miesiąca. Pomagają:

1. wsparcie dostępne od ręki, czyli dyżur kluczowych użytkowników lub partnera w pierwszych dniach,
2. lista zgłoszeń z odpowiedziami, dostępna dla wszystkich, bo te same pytania wracają wiele razy,
3. krótkie spotkanie po pierwszym tygodniu i po pierwszym zamknięciu okresu: co działa, co przeszkadza,
4. szybkie poprawki konfiguracji tam, gdzie system wymusza zbędne kroki.

Jeśli w firmie działa helpdesk, zgłoszenia dotyczące ERP najlepiej przyjmować tym samym kanałem co inne sprawy IT. Pisaliśmy o tym w tekście o organizacji zgłoszeń w helpdesku.

Szkolenia z enova365 po wdrożeniu

Zespół się zmienia, system dostaje nowe funkcje, firma uruchamia kolejne moduły. Szkolenia trzeba więc powtarzać. Nowa osoba w dziale nie powinna uczyć się systemu wyłącznie od kolegi, który sam nauczył się od kolegi. Przy każdym takim przekazaniu ginie część wiedzy.

Sprawdzają się trzy rzeczy: stały pakiet materiałów dla nowych pracowników, krótkie szkolenia przy aktualizacjach z istotnymi zmianami i okresowy przegląd, czy ludzie nie obchodzą systemu arkuszami. Dobrze połączyć to z procedurą przyjęcia pracownika, którą opisujemy w artykule nowy pracownik: checklista IT.

Błędy, które marnują dzień szkoleniowy

• Osiem godzin prezentacji wszystkich modułów naraz. Uczestnicy wychodzą z wrażeniem, że system jest skomplikowany.
• Szkolenie przed ukończeniem konfiguracji. Jeśli definicje dokumentów i schematy jeszcze się zmieniają, ludzie uczą się rzeczy, które za tydzień będą wyglądać inaczej.
• Nieobecność kierownika na sali. Zespół odczytuje to jako sygnał, że temat nie jest priorytetem.
• Brak czasu na pytania, choć to pytania o nietypowe przypadki z codziennej pracy są najcenniejszą częścią szkolenia.

Jak poznać, że szkolenie zadziałało

Na pewno nie po ankiecie zadowolenia wypełnionej na koniec dnia. Lepszymi sygnałami są: spadek liczby zgłoszeń z prostymi pytaniami, znikanie równoległych arkuszy, krótsze zamknięcie miesiąca, mniej korekt dokumentów. Jeśli po trzech miesiącach któryś dział nadal pracuje „po staremu”, wiesz, gdzie potrzeba dodatkowego szkolenia albo zmiany konfiguracji.

Częsty przypadek z magazynu: po szkoleniu grupowym magazynierzy nadal zapisują przyjęcia na kartkach i zanoszą je do biura. Nawyk zmienia dopiero warsztat na hali, przy prawdziwych dostawach i na urządzeniach, na których mają pracować. Zwykle wystarcza kilka dni.

Planujesz wdrożenie albo chcesz odświeżyć wiedzę zespołu, który pracuje w systemie od lat? Napisz do nas, a przygotujemy program szkoleń dopasowany do ról w Twojej firmie. O naszych wdrożeniach przeczytasz na stronie enova365, a o przebiegu projektu w tekście wdrożenie enova365 krok po kroku.