Integracje przez API: podstawy, które powinien znać każdy manager

Dostawca sklepu internetowego mówi, że „integracja z ERP pójdzie przez API, to formalność”. Informatyk kiwa głową, a Ty nie wiesz, czy to dobra wiadomość, ile potrwa i co może pójść nie tak. API to dziś podstawowy sposób łączenia systemów w firmie: ERP ze sklepem, bankiem, kurierem, CRM czy aplikacją mobilną. Programować nie musisz. Wystarczy znać kilka pojęć, żeby zadawać właściwe pytania i trzeźwo ocenić propozycje dostawców.

Czym jest API, bez żargonu

API (interfejs programistyczny aplikacji) to umówiony sposób, w jaki jeden program prosi drugi o dane albo o wykonanie czynności. Przypomina okienko w urzędzie. Nie wchodzisz na zaplecze i nie grzebiesz w szafach, tylko składasz wniosek według wzoru i dostajesz odpowiedź.

Sklep internetowy pyta przez API system ERP o stan magazynowy produktu, a ERP odpowiada liczbą sztuk. Gdy klient złoży zamówienie, sklep przekazuje je przez API do ERP, gdzie powstaje dokument. Nikt nie eksportuje plików ani niczego nie przepisuje.

Słowniczek pojęć, które usłyszysz od dostawcy

• Endpoint to konkretny adres w API, pod którym działa określona funkcja, np. lista zamówień albo tworzenie faktury.
• REST i JSON to najpopularniejszy styl budowy API i format przesyłanych danych. Managerowi wystarczy wiedzieć, że to standard znany większości programistów.
• Uwierzytelnianie, token i klucz API określają, jak system sprawdza, kto wysyła zapytanie. Klucz API działa jak hasło dla programu i trzeba go chronić tak samo.
• Webhook odwraca kierunek. System nie pyta co chwilę „czy jest coś nowego?”, tylko drugi system sam go powiadamia, gdy coś się wydarzy, np. ktoś opłacił zamówienie.
• Limit zapytań ogranicza ich liczbę w określonym czasie. Przy dużej ilości danych decyduje o tym, jak szybko przebiega synchronizacja.
• Środowisko testowe (sandbox) to kopia systemu, w której można bezpiecznie sprawdzać integrację bez ryzyka dla prawdziwych danych.
• Middleware to warstwa pośrednia, która tłumaczy dane, kolejkuje zadania i pilnuje błędów, gdy łączysz więcej niż dwa systemy.

API, pliki czy bezpośredni zapis do bazy

API nie jest jedyną metodą. Wiele firm wciąż wymienia dane przez pliki (CSV, XML) wrzucane do wspólnego folderu albo przez bezpośredni dostęp do bazy drugiego systemu.

Wymiana plików jest prosta, ale działa z opóźnieniem. Łatwo o zgubiony albo podwójnie wczytany plik, a błędy wychodzą po czasie.

Bezpośredni zapis do bazy omija logikę systemu i jego zabezpieczenia. Wydaje się szybki, ale potrafi uszkodzić dane i często przestaje działać po aktualizacji wersji. Większość producentów systemów ERP go nie wspiera.

API działa niemal w czasie rzeczywistym, przechodzi przez reguły i walidacje systemu docelowego i zwykle przetrwa jego aktualizacje. Jeśli oba systemy je udostępniają, to ono jest pierwszym wyborem.

Siedem pytań przed integracją przez API

1. Jakie dane i w którą stronę? Spisz, co ma płynąć z systemu A do B i odwrotnie: zamówienia, stany, ceny, kontrahenci, statusy, dokumenty.
2. Który system jest źródłem prawdy? Gdy cena produktu w sklepie różni się od tej w ERP, który system wygrywa? Bez tej decyzji integracja będzie nadpisywać dane w kółko.
3. Jak często? Stany magazynowe mogą wymagać aktualizacji co kilka minut, katalog produktów raz dziennie.
4. Co się dzieje przy błędzie? Czy nieudane przesłanie jest ponawiane? Kto dostaje powiadomienie? Gdzie widać, które zamówienie się nie przeniosło?
5. Kto utrzymuje integrację? API zmieniają się z wersjami systemów. Ustal, kto aktualizuje integrację i jak szybko reaguje na awarię.
6. Jak zabezpieczony jest dostęp? Gdzie leżą klucze, jakie uprawnienia ma konto integracyjne i czy da się je szybko unieważnić.
7. Czy jest środowisko testowe? Testy na danych produkcyjnych to proszenie się o kłopoty.

Jak czytać ofertę na integrację

Oferta z jednym hasłem „integracja sklepu z ERP” nic nie mówi. Dobra propozycja wymienia obiekty i kierunki wymiany, częstotliwość synchronizacji, obsługę błędów, zakres testów i zasady utrzymania po uruchomieniu. Jeśli czegoś brakuje, dopytaj przed podpisaniem. Rozbieżności w oczekiwaniach wychodzą zwykle przy pierwszym nietypowym zamówieniu.

Sprawdź też, kto jest właścicielem kodu integracji i gdzie ona działa: na serwerze firmy, w chmurze dostawcy czy jako usługa abonamentowa. Od tego zależy, czy przy zmianie wykonawcy będziesz mógł ją przejąć i kto odpowiada za jej dostępność. Przydaje się prosty panel lub raport, w którym osoba z biznesu, a nie tylko informatyk, zobaczy, kiedy była ostatnia udana synchronizacja i czy coś czeka w kolejce błędów.

Dlaczego integracje psują się po kilku miesiącach

Integracja, która działa w dniu uruchomienia, nie zawsze działa pół roku później. Zwykle winna jest zmiana wersji API u jednego z dostawców albo wygasłe certyfikaty lub klucze. Zdarza się też, że rosnąca ilość danych przekracza limity. Najgorszy jest brak monitoringu, przez który błędy wychodzą dopiero wtedy, gdy klient dzwoni z pytaniem o zamówienie.

Weźmy hurtownię, która połączyła sklep z ERP. Przez kilka miesięcy wszystko działa. Po aktualizacji platformy sklepowej część zamówień z rabatem przestaje się przenosić, ale nikt tego nie zauważa, bo integracja nie zgłasza błędów. Problem wychodzi przy uzgadnianiu sprzedaży na koniec miesiąca. Prosty mechanizm powiadomień o nieudanych operacjach wykryłby go tego samego dnia.

Więcej o tym, co i dlaczego synchronizować, piszemy w artykułach o integracji sklepu internetowego z ERP oraz o tym, kiedy jeden system ERP to za mało.

Projektujemy i utrzymujemy integracje enova365 i Streamsoft Prestiż z innymi systemami w ramach oprogramowania i automatyzacji na zamówienie. Planujesz połączenie systemów albo masz integrację, która „czasem gubi dane”? Opisz nam ją, przyjrzymy się jej.

Pytania, które managerowie zadają przed pierwszą integracją

Czy każdy system ma API?

Większość nowoczesnych systemów tak, ale zakres bywa różny. Czasem API pozwala tylko odczytywać dane, bez zapisu. Przed decyzją sprawdź w dokumentacji API obu systemów konkretne operacje, których potrzebujesz.

Ile trwa zbudowanie integracji?

Zależy od liczby wymienianych obiektów, jakości dokumentacji API i wyjątków w procesie. Prosta synchronizacja jednego typu danych to inna skala niż dwukierunkowa wymiana zamówień, stanów i dokumentów.

Czy gotowy konektor z marketplace wystarczy?

Często tak, jeśli Twój proces jest standardowy. Przy nietypowych cennikach, kompletacji, wielu magazynach czy własnych polach gotowy konektor może wymagać obejść albo nie obsłużyć części przypadków.