Faktury zaliczkowe w KSeF: praktyczny przewodnik

Zaliczki to codzienność w produkcji na zamówienie, budownictwie, branży meblowej czy sprzedaży maszyn. Faktury zaliczkowe w KSeF działają według tych samych zasad VAT co wcześniej, ale struktura e-faktury wymusza porządek. Każdy dokument ma swój rodzaj, a faktura końcowa musi wskazywać faktury zaliczkowe po ich numerach KSeF. Poniżej cały cykl na przykładzie.

Cztery rodzaje faktur w cyklu zaliczkowym

Struktura e-faktury rozróżnia kilka rodzajów dokumentów. W cyklu zaliczkowym spotkasz cztery z nich:

• fakturę zaliczkową, która dokumentuje otrzymanie części zapłaty przed dostawą lub wykonaniem usługi,
• fakturę rozliczeniową, wystawianą po dostawie, która rozlicza wcześniejsze zaliczki i wskazuje pozostałą kwotę,
• korektę faktury zaliczkowej, gdy zmienia się kwota zaliczki, np. przy zwrocie części wpłaty,
• korektę faktury rozliczeniowej, gdy po rozliczeniu zmienia się wartość dostawy.

Rodzaj dokumentu ma znaczenie. Błędnie oznaczona faktura zaburza rozliczenie po stronie nabywcy i utrudnia automatyczne powiązanie płatności.

Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymaną zapłatę, więc co do zasady wystawia się ją po wpłacie. Jeśli klient potrzebuje dokumentu, żeby zapłacić, zwykle wystarcza faktura proforma lub wezwanie do zapłaty. Żaden z nich nie jest fakturą VAT i nie trafia do KSeF.

Linia pakująca z dwiema zaliczkami

Weźmy firmę, która produkuje linię pakującą na zamówienie. Umowa przewiduje dwie zaliczki: 30% przy podpisaniu umowy i 40% przed wysyłką, a resztę po montażu.

1. Klient płaci pierwsze 30%. Dział sprzedaży wystawia fakturę zaliczkową w terminie wynikającym z przepisów, czyli co do zasady do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zaliczki. Faktura trafia do KSeF i dostaje numer.
2. Klient płaci kolejne 40%. Powstaje druga faktura zaliczkowa z własnym numerem KSeF.
3. Po dostawie i montażu wystawiasz fakturę rozliczeniową na całą wartość zamówienia, pomniejszoną o zaliczki. W dokumencie wskazujesz numery KSeF obu faktur zaliczkowych.
4. Klient płaci pozostałe 30%, a system rozlicza należność z faktury rozliczeniowej.

Najwięcej zależy od kroku trzeciego. Jeśli ERP przechowuje powiązanie między zamówieniem, wpłatami i fakturami zaliczkowymi, numery KSeF podstawi sam. Jeśli nie, ktoś będzie ich szukał ręcznie. Przy kilku zaliczkach i kilkudziesięciu zamówieniach o pomyłkę nietrudno.

Sytuacje, które sprawiają kłopot

Zaliczka i dostawa w tym samym miesiącu

Przepisy pozwalają nie wystawiać faktury zaliczkowej, jeśli całość zapłaty otrzymano w tym samym miesiącu, w którym dokonano dostawy, i wystawiono fakturę dokumentującą tę dostawę. Całą transakcję dokumentuje wtedy zwykła faktura. Upewnij się, że Twój system nie generuje w takiej sytuacji zbędnej faktury zaliczkowej.

Zaliczka w walucie obcej

Przy zaliczkach w walucie kurs przeliczenia ustala się dla każdej zaliczki osobno, a faktura rozliczeniowa musi to uwzględniać. Ręczne przeliczanie w arkuszu i przepisywanie kwot do faktury to częste źródło różnic kursowych, które trudno później wyjaśnić.

Zamówienie anulowane po wpłacie

Gdy klient rezygnuje, a Ty zwracasz zaliczkę, wystawiasz korektę faktury zaliczkowej. Jeśli część zaliczki zostaje zatrzymana na podstawie umowy, sposób udokumentowania tej kwoty ustal z doradcą podatkowym, bo skutki zależą od jej charakteru.

Zmiana zakresu zamówienia po zaliczkach

Gdy klient dokupuje opcje lub rezygnuje z części dostawy, faktura rozliczeniowa obejmuje nową wartość. Wcześniejsze faktury zaliczkowe pozostają bez zmian, o ile kwoty wpłat się nie zmieniły.

Zaliczka sprzed obowiązku KSeF

Długie kontrakty często zaczynały się, zanim firmę objął obowiązek KSeF. Fakturę rozliczeniową wystawiasz już w KSeF, a przy takiej zaliczce wskazujesz numer faktury nadany poza systemem. Sprawdź, czy Twój program obsługuje ten wariant.

Co powinien robić system ERP

• Wiązać wpłatę z zamówieniem i proponować wystawienie faktury zaliczkowej po zaksięgowaniu wyciągu.
• Przy fakturze rozliczeniowej automatycznie podstawiać listę faktur zaliczkowych z ich numerami KSeF.
• Pilnować, by faktura rozliczeniowa nie powstała, zanim faktury zaliczkowe otrzymają numery KSeF.
• Obsługiwać korekty zaliczkowe i rozliczeniowe jako osobne rodzaje dokumentów.
• Pokazywać na zamówieniu saldo: wartość, wpłacone zaliczki, zafakturowane zaliczki, pozostało do zapłaty.

Automatyczne łączenie wpłat z dokumentami opisaliśmy szerzej w tekście o automatycznym dopasowaniu płatności do faktur. Import wyciągów, od którego wszystko się zaczyna, omawiamy w artykule o imporcie wyciągów bankowych w enova365.

Przy kilku fakturach zaliczkowych wszystkie te kontrole da się wykonać ręcznie. Przy kilkudziesięciu otwartych zamówieniach z zaliczkami ręczne pilnowanie powiązań przestaje działać, a błędy wychodzą dopiero przy uzgadnianiu sald z klientami.

Strona zakupowa: gdy to Ty płacisz zaliczki

Jako nabywca dostajesz z KSeF faktury zaliczkowe od dostawców. Przy fakturze końcowej sprawdź, czy wskazuje ona wszystkie Twoje wpłaty i czy kwoty się zgadzają. Rozbieżność między sumą zaliczek a tym, co dostawca uwzględnił w fakturze rozliczeniowej, często wychodzi dopiero przy uzgadnianiu sald. Lepiej wyłapać ją przy akceptacji faktury.

Błędy, przez które nabywca księguje zaliczkę dwa razy

• Zaliczka udokumentowana fakturą podstawową. Nabywca księguje ją jak dostawę, a przy rozliczeniu powstaje podwójny koszt.
• W fakturze rozliczeniowej wpisane same numery wewnętrzne faktur zaliczkowych, bez numerów KSeF. Nabywcy trudno wtedy powiązać dokumenty.
• Przy kilku wpłatach jedna zaliczka zostaje pominięta w rozliczeniu, a klient dostaje fakturę na zbyt wysoką kwotę.
• Zła data przy zaliczce przelewem. Za datę otrzymania zaliczki przyjmuje się datę wpływu na rachunek, a nie datę zlecenia przelewu przez klienta.
• Przy zwrocie części wpłaty wystawiona korekta zwykła zamiast korekty zaliczkowej.

Większość tych błędów ma wspólną przyczynę: faktury zaliczkowe powstają ręcznie, poza kontekstem zamówienia. Gdy system prowadzi zamówienie od podpisania umowy do płatności końcowej, numer KSeF, kwota i rodzaj dokumentu wynikają z danych, a nie z pamięci pracownika.

Zaliczki stanowią dużą część Twoich przychodów, a ich rozliczanie wciąż wymaga arkusza obok systemu? Pomagamy skonfigurować obsługę zaliczek i KSeF w enova365. Opowiedz nam o swoim procesie sprzedaży, a zaproponujemy konkretne rozwiązanie.