Mapowanie procesów przed automatyzacją: jak to zrobić w jeden dzień

Automatyzacja źle opisanego procesu daje szybszy bałagan. Dobrze mieć to zdanie przed oczami, zanim zamówisz robota, integrację czy asystenta AI. Mapowanie procesów przed automatyzacją kojarzy się z wielotygodniowymi analizami i grubymi raportami. Tymczasem dla jednego procesu w średniej firmie wystarczy dobrze przygotowany dzień pracy kilku osób. Poniżej plan takiego dnia.

Proces z instrukcji i proces prawdziwy

Każdy w firmie ma swoją wersję tego, jak „u nas się to robi”. Kierownik opisuje proces z instrukcji. Pracownik opisuje to, co robi naprawdę, razem z obejściami i wyjątkami. Automatyzacja zbudowana na wersji kierownika zawiedzie w pierwszym tygodniu.

Dzięki mapie procesu możesz:

• zobaczyć, gdzie ucieka czas (często w oczekiwaniu, a nie w samej pracy),
• wyłapać kroki do usunięcia, zanim zaczniesz je automatyzować,
• wskazać wyjątki, które musi obsłużyć system,
• zmierzyć punkt wyjścia, żeby potem ocenić efekt.

Tydzień przed warsztatem

Dzień warsztatu się uda, jeśli kilka rzeczy załatwisz wcześniej.

1. Wybierz jeden proces z wyraźnym początkiem i końcem, np. „od maila z zamówieniem do wystawienia faktury” albo „od otrzymania faktury kosztowej do zapłaty”. Nie „cała sprzedaż”.
2. Zaproś osoby, które proces wykonują, a nie tylko nim zarządzają. Zwykle to 4–6 osób z różnych etapów plus prowadzący.
3. Poproś o kilka prawdziwych przypadków z ostatnich tygodni: jeden typowy i dwa problematyczne. Dokumenty, maile, wydruki.
4. Zbierz liczby: ile przypadków miesięcznie, ile osób w tym uczestniczy, jakie systemy są używane.

Mapowanie procesów w jeden dzień: plan warsztatu

Rano: wspólny obraz (około 2 godzin)

Zacznij od celu. Co jest wejściem procesu, co wyjściem i po czym poznać, że się udał? Potem poproś uczestników, by wypisali na kartkach samoprzylepnych kroki, które wykonują, każdy krok na osobnej kartce. Ułóżcie je na ścianie w kolejności, z podziałem na osoby lub działy (tzw. tory pływackie).

Na tym etapie nie oceniaj i nie poprawiaj. Interesuje Was to, jak jest, a nie jak powinno być. Weźcie jeden typowy przypadek z przygotowanych przykładów i przejdźcie go palcem po ścianie, krok po kroku.

Przed południem: wyjątki i oczekiwanie (około 1,5 godziny)

Teraz kolej na przypadki problematyczne. Gdzie proces się rozgałęzia? Co się dzieje, gdy brakuje danych, akceptujący jest nieobecny albo dokument ma błąd? Dopiszcie wyjątki innym kolorem.

Zaznaczcie też miejsca, w których sprawa czeka: na decyzję, na odpowiedź klienta, na kolejny dzień. W wielu procesach czas realizacji wydłuża właśnie oczekiwanie, a nie praca.

Po południu: dane, systemy i problemy (około 2 godzin)

Przy każdym kroku zapiszcie:

• w jakim systemie lub narzędziu jest wykonywany (ERP, Excel, poczta, papier),
• jakie dane są potrzebne i skąd pochodzą,
• czy dane są przepisywane z jednego miejsca do drugiego,
• orientacyjny czas pracy na jeden przypadek,
• jakie błędy zdarzają się najczęściej.

Każde przepisywanie danych i każdy krok „sprawdzam, czy się zgadza” to kandydat do automatyzacji. Krok, którego nikt nie umie uzasadnić, to kandydat do usunięcia.

Na koniec: priorytety (około godziny)

Oceńcie wspólnie znalezione problemy według dwóch kryteriów: ile czasu lub błędów generują i jak trudno je rozwiązać. Na start wybierzcie dwa usprawnienia, najwyżej trzy. Część z nich okaże się zmianą organizacyjną, a nie technologiczną. To dobry wynik.

Pięć rzeczy, które zostają po warsztacie

• zdjęcie lub przerysowana mapa procesu z wyjątkami,
• lista kroków z systemami, danymi i czasem pracy,
• lista problemów z oceną wpływu i trudności,
• wybrane usprawnienia, każde z osobą odpowiedzialną,
• punkt wyjścia do mierzenia efektów: czas realizacji, liczba przypadków, liczba błędów.

Specjalistyczne oprogramowanie do modelowania procesów nie jest potrzebne. Na pierwszym etapie wystarczy ściana, kartki i aparat w telefonie. Formalną notację można dodać później, jeśli proces trafi do programistów.

Pytania, które prowadzący powinien zadawać

Prowadzący nie jest od rysowania, tylko od dopytywania. Te pytania regularnie wydobywają ukryte kroki:

• „Skąd wiesz, że możesz zacząć?” ujawnia sygnały i czekanie na innych.
• „Co robisz, gdy czegoś brakuje?” ujawnia wyjątki i telefony.
• „Gdzie to zapisujesz?” ujawnia prywatne arkusze i notatki.
• „Komu to przekazujesz i jak?” ujawnia maile, wydruki i przekazywanie z ręki do ręki.
• „Co by się stało, gdyby tego kroku nie było?” ujawnia kroki do usunięcia.

Poproś też jedną osobę, żeby na żywo pokazała na swoim komputerze obsługę jednego przypadku. Kilkanaście minut obserwacji często mówi więcej niż godzina opowiadania.

Cztery błędy, które psują mapę

Pierwszy to mapowanie bez wykonawców. Kierownicy opisują wtedy proces idealny, a nie rzeczywisty.

Drugi to zbyt szeroki zakres. Próba rozrysowania całej firmy w jeden dzień kończy się ogólnikami.

Trzeci to szukanie winnych. Jeśli uczestnicy boją się przyznać do obejść, mapa będzie fikcją. Prowadzący musi jasno powiedzieć, że ocenia proces, a nie ludzi.

Czwarty to brak liczb. Bez czasu i liczby przypadków trudno ocenić, co ma największy sens ekonomiczny.

Tydzień po warsztacie

Mapa sama niczego nie zmieni. W ciągu tygodnia prowadzący przerysowuje ją w czytelnej formie i rozsyła uczestnikom do sprawdzenia. Zwykle wychodzą wtedy jeszcze dwa, trzy pominięte kroki. Potem właściciel procesu decyduje, które usprawnienia idą do realizacji, w jakiej kolejności i kto za nie odpowiada.

Zmiany organizacyjne, takie jak usunięcie zbędnej akceptacji czy ujednolicenie formularza, wprowadzaj od razu. Automatyzacje wymagające pracy programistów opisz na podstawie mapy: wejście, wyjście, reguły, wyjątki, systemy. Taki opis nadaje się od razu do wyceny i oszczędza nieporozumień z wykonawcą. Kilka tygodni po wdrożeniu wróć do mapy i porównaj liczby z punktem wyjścia.

Faktury, które czekały na kierownika, a nie na odczyt

Weźmy firmę dystrybucyjną, która chce „wdrożyć AI do faktur kosztowych”. Na warsztacie wychodzi, że odczyt faktury zajmuje kilka minut, ale potem faktura czeka średnio kilka dni na akceptację kierownika, który dostaje ją mailem. Pierwszym usprawnieniem powinien więc być elektroniczny obieg z przypomnieniami i zastępstwami. Automatyczny odczyt danych przychodzi dopiero w drugiej kolejności. Bez mapy firma zautomatyzowałaby krok, który nie był problemem.

Gdy wiesz już, co usprawniać, przydadzą się teksty o tym, od czego zacząć automatyzację w firmie oraz jak sprawdzić, czy automatyzacja się udała.

Taki warsztat prowadzimy jako pierwszy krok projektów automatyzacji i aplikacji na zamówienie. Masz jeden proces, który chcesz rozrysować i sprawdzić pod kątem usprawnień? Umów się z nami na rozmowę.