Delegacje i koszty podróży służbowych w enova365

Handlowiec wraca z trzydniowego wyjazdu z kopertą pełną paragonów, biletem parkingowym i fakturą z hotelu wystawioną na prywatne nazwisko. Wypełnia formularz delegacji ręcznie, przełożony podpisuje go po tygodniu, księgowa przelicza diety i odkrywa, że brakuje godziny powrotu. Delegacje i koszty podróży służbowych w enova365 można rozliczać bez tej papierowej sztafety, od polecenia wyjazdu aż po przelew na konto pracownika.

Gdzie gubi się czas przy rozliczaniu delegacji

Rozliczenie jednej podróży nie jest skomplikowane. Kłopot zaczyna się przy skali: kilkunastu handlowców, serwisantów lub kierowców i kilkadziesiąt wyjazdów miesięcznie. Czas ucieka w czterech miejscach:

• w brakach w danych, czyli godzinach wyjazdu i powrotu, zapewnionych posiłkach, informacji o noclegu,
• w obiegu podpisów, bo formularz leży w szufladzie przełożonego,
• w przeliczeniach diet, ryczałtów, przejazdów samochodem prywatnym i walut przy wyjazdach zagranicznych,
• w przepisywaniu z formularza do systemu płacowego i dalej do księgowości.

Każdy z tych punktów da się skrócić, jeśli delegacja od początku powstaje w systemie.

Pięć kroków delegacji w enova365

1. Polecenie wyjazdu

Podróż służbowa zaczyna się od polecenia wyjazdu: kto jedzie, dokąd, po co, kiedy i czym. W enova365 polecenie zakłada się w systemie, a jeśli firma korzysta z portalu pracowniczego, pracownik składa wniosek sam. Przełożony akceptuje go elektronicznie, nic się nie drukuje. O samoobsłudze pracowników pisaliśmy w tekście o Pulpicie Pracownika.

2. Wydatki w trakcie podróży

Najwięcej problemów sprawiają dokumenty zbierane w trakcie wyjazdu. Dobrym nawykiem jest dodawanie zdjęć paragonów i faktur na bieżąco. Gdy pracownik dołącza skan w dniu wydatku, nic nie ginie, a księgowa widzi dokumenty, zanim podróż się skończy.

Faktury za hotel czy paliwo powinny być wystawiane na firmę. Jeśli dostawca wystawia je w KSeF, trafią do firmy elektronicznie. Trzeba je wtedy powiązać z właściwą delegacją, a nie księgować jako osobny koszt.

3. Rozliczenie

Po powrocie pracownik uzupełnia godziny wyjazdu i powrotu, zapewnione posiłki, noclegi i przejazdy. System wylicza diety i ryczałty według zasad zapisanych w konfiguracji. Mogą to być zasady z przepisów o należnościach z tytułu podróży służbowej albo z regulaminu firmy, jeśli przewiduje on inne rozwiązania w granicach dopuszczalnych przez prawo.

Przy podróżach zagranicznych dochodzi przeliczanie walut i diety właściwe dla kraju docelowego. Liczona ręcznie, ta część rozliczenia generuje najwięcej błędów, więc automatyczne wyliczenia oszczędzają tu najwięcej.

4. Akceptacja i wypłata

Rozliczenie trafia do przełożonego, potem do księgowości. Po zatwierdzeniu powstaje kwota do wypłaty lub zwrotu zaliczki. Można ją przelać razem z innymi płatnościami albo, jeśli tak przyjęto w firmie, wypłacić w ramach listy płac.

5. Księgowanie

Ostatni krok to dekretacja. Diety, noclegi i przejazdy trafiają na właściwe konta kosztowe z przypisaniem do działu, projektu lub centrum kosztów, więc koszty podróży pokazują się w raportach tam, gdzie powstały. Automatyzację tego kroku opisujemy w artykule o automatycznym dekretowaniu w enova365.

Zaliczki na podróż

Przy dłuższych wyjazdach, szczególnie zagranicznych, pracownik często dostaje zaliczkę. W systemie rejestruje się ją jako rozrachunek z pracownikiem i rozlicza z delegacją po powrocie. Jeśli zaliczki nie są rozliczane na bieżąco, po kilku miesiącach zostaje lista starych sald pracowników, których nikt nie umie wyjaśnić.

Ustal termin rozliczenia delegacji po powrocie i pilnuj go. System może przypominać o nierozliczonych zaliczkach.

Samochód prywatny w celach służbowych

Gdy pracownik jedzie własnym autem, zwrot kosztów liczy się z przejechanych kilometrów i stawki za kilometr, nie wyższej niż określona w przepisach. Potrzebna jest ewidencja przebiegu: data, trasa, cel, liczba kilometrów.

Samo wyliczenie rzadko sprawia kłopot. Gorzej z kompletnością ewidencji. Jeśli pracownicy terenowi jeżdżą codziennie, rejestracja przejazdów w aplikacji mobilnej sprawdzi się lepiej niż arkusz. Takie rozwiązania opisujemy w tekście o aplikacjach dla pracowników terenowych.

Kilometrówkę rozliczaj w tym samym miejscu co delegację, nie w osobnym arkuszu. Łatwo wtedy sprawdzić, czy ten sam przejazd nie został rozliczony dwa razy: jako koszt podróży i jako ryczałt za używanie auta do celów służbowych. Przy kilku pracownikach terenowych taka podwójna wypłata potrafi umykać przez wiele miesięcy.

Regulamin podróży służbowych, czyli podstawa konfiguracji

System policzy delegację dokładnie tak, jak go skonfigurujesz. Dlatego przed wdrożeniem dobrze jest spisać zasady, które dziś często działają tylko jako zwyczaj:

• kto może zlecić wyjazd i kto akceptuje rozliczenie,
• czy firma stosuje diety i ryczałty w wysokości z przepisów, czy inne, i dla kogo,
• jakie środki transportu są dopuszczalne i kiedy potrzebna jest zgoda na samochód prywatny,
• w jakim terminie po powrocie trzeba złożyć rozliczenie,
• jakie dokumenty są wymagane dla poszczególnych wydatków.

Spisany regulamin ułatwia konfigurację, a pracownicy wiedzą, czego się od nich oczekuje. Przy kontroli to pierwszy dokument, o który zapyta inspektor lub audytor.

Typowe błędy w rozliczaniu delegacji

• Brak godzin wyjazdu i powrotu, bez których nie da się poprawnie wyliczyć diet.
• Pominięcie zapewnionych posiłków, które zgodnie z przepisami pomniejszają dietę.
• Faktury wystawione na pracownika, a nie na firmę.
• Kilka wyjazdów rozliczanych na jednym formularzu, co utrudnia kontrolę i przypisanie kosztów.
• Delegacja niepowiązana z projektem lub klientem, przez co koszty podróży nie trafiają do rozliczenia rentowności.

Delegacje a podatki i składki

Diety i inne należności za podróż służbową wypłacane pracownikowi są zwolnione z podatku dochodowego do wysokości określonej w przepisach. Nadwyżka ponad te limity jest przychodem pracownika, od którego pobiera się podatek i składki. Jeśli firma wypłaca wyższe diety, niż wynikają z przepisów, system powinien tę nadwyżkę wyodrębnić i przekazać do listy płac. Pilnowanie tego ręcznie przy każdej delegacji kończy się błędami.

Osobna kategoria to osoby na umowach cywilnoprawnych i członkowie zarządu. Zasady zwrotu kosztów podróży zależą u nich od umowy lub uchwały, więc w konfiguracji trzeba je rozróżnić.

Serwis z technikami w terenie: rozliczenie w kilka dni

Weźmy firmę serwisową z kilkunastoma technikami w terenie, która rozlicza delegacje na papierowych formularzach zbieranych raz w miesiącu. Po przeniesieniu wniosków i rozliczeń do systemu oraz dodawaniu zdjęć paragonów w dniu wydatku rozliczenia trafiają do księgowości kilka dni po powrocie, a nie w następnym miesiącu.

Moduł kadrowo-płacowy enova365 obsługuje cały ten proces. Napisz do nas, a pokażemy, jak ułożyć rozliczanie podróży służbowych w Twojej firmie.