Moduł Handel w enova365: sprzedaż, zakupy i magazyn w praktyce

System handlowy jest tak dobry, jak dobrze odwzorowuje drogę towaru: od zamówienia u dostawcy, przez przyjęcie na magazyn, po wydanie i fakturę dla klienta. Moduł Handel w enova365 obsługuje cały ten łańcuch, ale efekt zależy od tego, jak go ustawisz. Poniżej omawiamy sprzedaż, zakupy i magazyn, a przy każdym obszarze wskazujemy, na co zwrócić uwagę.

Jak zbudowany jest moduł Handel w enova365

Podstawą modułu są definicje dokumentów. Każdy rodzaj dokumentu ma własną definicję: zamówienie od odbiorcy, faktura sprzedaży, przyjęcie zewnętrzne, wydanie zewnętrzne, przesunięcie międzymagazynowe. Definicja określa, jak dokument się zachowuje. Czy rusza magazyn? Czy tworzy rozrachunek? Jakie dokumenty można z niego utworzyć?

Dokumenty łączą się w relacje. Z zamówienia powstaje wydanie, z wydania faktura, z faktury korekta. W każdej chwili widać więc, co z zamówienia zostało już zrealizowane, a co czeka.

Drugim filarem są kartoteki: towary i usługi, kontrahenci, cenniki, magazyny. Od ich porządku zależy, czy pracownicy wystawiają dokumenty sprawnie, czy szukają właściwej pozycji wśród duplikatów.

Sprzedaż w module Handel

Od zamówienia do faktury

Typowa ścieżka sprzedaży wygląda tak: klient składa zamówienie, system sprawdza dostępność towaru i go rezerwuje, magazyn wydaje towar dokumentem wydania, a dział sprzedaży wystawia fakturę. W prostszych firmach faktura może od razu zdejmować towar z magazynu, bez osobnego wydania.

Wybór wariantu zależy od organizacji pracy. Gdy magazyn jest fizycznie oddzielony od biura, a towar często wydaje się częściowo, osobne wydanie daje lepszą kontrolę. Przy sprzedaży „przez ladę” prostsza ścieżka oszczędza czas.

Ceny i rabaty

W enova365 prowadzisz wiele cenników, rabaty dla grup kontrahentów i grup towarów, a dla wybranych klientów także warunki indywidualne. Dobra praktyka to trzymać liczbę wyjątków w ryzach. O każdym ręcznie ustawionym rabacie trzeba pamiętać przy zmianie cen.

Dokumenty można wystawiać także w walutach obcych, z przeliczeniem według kursu. Ustawienia, np. źródło kursów, ustala się z partnerem wdrożeniowym, z uwzględnieniem wymagań księgowych.

Sprzedaż przez sklep internetowy

Jeśli część sprzedaży odbywa się online, zamówienia ze sklepu mogą trafiać do enova365 automatycznie, a stany i ceny wracać do sklepu. Co synchronizować, opisujemy w artykule o integracji sklepu internetowego z ERP.

Zakupy w module Handel

Zamówienia do dostawców

Zamówienie do dostawcy rejestruje, co i w jakiej cenie zamówiono. Gdy towar przychodzi, przyjęcie powstaje na podstawie zamówienia. Magazynier wie, czego się spodziewać, i od razu wychwytuje braki lub nadwyżki.

Przyjęcie a faktura zakupu

Towar i faktura nie zawsze przychodzą razem. Przyjęcie można wprowadzić przed fakturą i powiązać je później, można też odwrotnie. Na koniec miesiąca musisz jednak panować nad dostawami niezafakturowanymi i fakturami bez przyjęcia, bo to częste źródło różnic między magazynem a księgowością.

Planowanie zakupów

Ze stanów minimalnych, rezerwacji i historii sprzedaży system przygotuje propozycje zamówień. Przy dużej liczbie indeksów opłaca się pójść dalej w automatyzacji. Przykład opisaliśmy w tekście o automatycznym zamawianiu towarów.

Magazyn w enova365

Wiele magazynów i przesunięcia

Firma może prowadzić kilka magazynów, np. główny, sklepowy i reklamacyjny, i przenosić towar między nimi dokumentami przesunięć. Stan w każdej lokalizacji widać wtedy osobno.

Metody rozchodu i partie

Wycena rozchodu zależy od przyjętej metody, np. FIFO. Jeśli firma musi śledzić partie, daty ważności czy numery seryjne, zaplanuj to na etapie wdrożenia. Późniejsza zmiana jest pracochłonna.

Inwentaryzacja

Inwentaryzacja w systemie składa się z zapisania stanu z ewidencji, wprowadzenia stanu faktycznego i wygenerowania dokumentów różnic. Przy dużej liczbie pozycji kolektory danych skracają spis i ograniczają pomyłki. enova365 współpracuje z kolektorami i aplikacjami mobilnymi także przy przyjęciach i wydaniach, a zakres zależy od wybranego rozwiązania i licencji.

Moduł Handel a księgowość i KSeF

Dokumenty z modułu Handel są powiązane z finansami. Faktura sprzedaży tworzy rozrachunek z klientem i zapis w rejestrze VAT. Przyjęcie magazynowe zmienia wartość zapasów, a korekta wpływa i na stan, i na należność. Księgowość nie przepisuje danych, bo dekrety powstają na podstawie schematów księgowych.

Podobnie jest z KSeF. Faktury sprzedaży wystawione w module Handel mogą trafiać do KSeF, a faktury zakupowe można pobierać i wiązać z dokumentami przyjęcia. Wymaga to ustawienia uprawnień i definicji dokumentów.

Każda decyzja przy konfiguracji Handlu ma więc skutki księgowe. Zmianę definicji dokumentu, nowy magazyn czy nową metodę wyceny uzgadnia się z główną księgową, nie tylko z kierownikiem sprzedaży albo magazynu.

Na co uważać przy konfiguracji modułu Handel

• Zbyt wiele definicji dokumentów. Osobna definicja dla każdego działu czy handlowca utrudnia raportowanie. Często wystarczy jedna definicja z cechą.
• Bałagan w kartotece towarów. Duplikaty, niespójne jednostki miary i brak grup towarowych mszczą się przy analizie marży.
• Ręczne korekty stanów. Każda zmiana stanu powinna wynikać z dokumentu. „Poprawka” bez dokumentu zaciera ślad, skąd wzięła się różnica.
• Brak powiązania z księgowością. Dokumenty handlowe i magazynowe dekretuje się według schematów, żeby wartość magazynu w księdze zgadzała się ze stanem w module.

Kolejność porządków w systemie, który działa od lat

Gdy w systemie narosło sporo wyjątków, zacznij od przeglądu kartoteki towarów i kontrahentów. Potem przejrzyj definicje dokumentów i usuń nieużywane, a na końcu uzgodnij stany magazynowe z księgą. Przy takiej kolejności każdy następny krok opiera się na uporządkowanych danych.

Hurtownia, w której faktura wyprzedzała wydanie

Weźmy hurtownię z dwoma magazynami. Faktury od razu zdejmują towar ze stanu, choć wydania z drugiego magazynu odbywają się często dzień później. Stany się rozjeżdżają i trudno ustalić, co faktycznie opuściło magazyn. Rozwiązaniem jest rozdzielenie procesu na zamówienie, wydanie i fakturę oraz włączenie rezerwacji. Magazyn pracuje wtedy na liście dokumentów do wydania, a dział sprzedaży widzi prawdziwą dostępność towaru.

Planujesz wdrożenie modułu Handel albo chcesz uporządkować obecną konfigurację? Zobacz, jak pracujemy przy wdrożeniach enova365, i skontaktuj się z nami, żeby omówić Twój proces sprzedaży i magazynu.