Workflow w enova365: elektroniczny obieg dokumentów i akceptacji

Elektroniczny obieg dokumentów sam z siebie firmy nie przyspieszy. Przyspiesza ją dopiero wtedy, gdy ktoś wcześniej ustali, kto, co i w jakim terminie zatwierdza. Workflow w enova365 służy do zapisania tych zasad i pilnowania ich: faktura, wniosek czy umowa przechodzą przez kolejne osoby bez segregatorów krążących po biurze. Pokazujemy, jak zaprojektować pierwszy proces, żeby rzeczywiście działał.

Czym jest workflow w enova365

Workflow to opis procesu w systemie. Określa, przez jakie kroki przechodzi dokument, kto odpowiada za każdy z nich, jakie decyzje może podjąć i co dzieje się po każdej decyzji. System tworzy zadania dla kolejnych osób, pilnuje terminów i zapisuje historię.

Workflow działa w tym samym systemie co księgowość, handel i kadry, więc dokumentu nie trzeba nigdzie kopiować. Zaakceptowana faktura kosztowa trafia od razu do księgowania, zatwierdzony wniosek zakupowy może stać się zamówieniem, a zaakceptowany wniosek pracownika zmianą w kartotece kadrowej.

Jakie procesy nadają się do workflow

• Akceptacja faktur kosztowych to najczęstszy pierwszy proces, zwłaszcza gdy faktury przychodzą z KSeF.
• Wnioski zakupowe: od zapotrzebowania działu do zamówienia u dostawcy.
• Obieg umów: przegląd prawny, akceptacja finansowa, podpis.
• Wnioski pracownicze, czyli urlopy, delegacje, zaliczki i zmiany danych.
• Reklamacje i zgłoszenia, od rejestracji przez analizę i decyzję po odpowiedź dla klienta.

Zacznij od jednego procesu, który budzi najwięcej frustracji. Zwykle jest nim akceptacja faktur, opisana szczegółowo w tekście o obiegu i akceptacji faktur kosztowych po KSeF.

Projektowanie workflow w enova365 krok po kroku

Krok 1. Narysuj proces, jaki jest dziś

Zanim cokolwiek skonfigurujesz, zapisz, jak dokument faktycznie krąży po firmie. Kto go odbiera, komu przekazuje, kto podpisuje, gdzie czeka najdłużej. Często rzeczywistość wygląda inaczej niż w regulaminie. Prostą metodę opisaliśmy w artykule o mapowaniu procesów przed automatyzacją.

Krok 2. Uprość, zanim zautomatyzujesz

Zautomatyzowany zły proces jest po prostu szybszym złym procesem. Sprawdź, czy wszystkie kroki są potrzebne. Czy faktura za abonament telefoniczny musi przechodzić przez trzy osoby? Czy prezes musi zatwierdzać każdy zakup, czy tylko te powyżej ustalonej kwoty?

Krok 3. Ustal reguły kierowania

Workflow musi wiedzieć, do kogo wysłać dokument. Reguły mogą opierać się na dziale, kategorii kosztu, kwocie, kontrahencie lub projekcie. Na przykład faktury z kategorii „flota” idą do kierownika administracji, a powyżej określonej kwoty dodatkowo do dyrektora finansowego.

Krok 4. Zaplanuj zastępstwa i eskalacje

Elektroniczny obieg najczęściej „staje” dlatego, że osoba akceptująca jest nieobecna. Określ, kto kogo zastępuje w czasie urlopu, i ustal eskalację: jeśli dokument czeka dłużej niż kilka dni, trafia do przełożonego albo system wysyła przypomnienie.

Krok 5. Zdecyduj, jakie dane zbierać po drodze

Przy akceptacji łatwo uzupełnić dane potrzebne później: kategorię kosztu, projekt, opis merytoryczny. Jeśli kierownik wybierze kategorię przy akceptacji, księgowość nie musi o nią dopytywać, a dekret może powstać automatycznie.

Krok 6. Zapewnij dostęp tam, gdzie pracują ludzie

Kierownik, który spędza dzień poza biurem, nie zaakceptuje faktury, jeśli musi w tym celu uruchomić program na komputerze stacjonarnym. Akceptacja przez przeglądarkę lub telefon często przesądza o powodzeniu całego projektu.

Krok 7. Uruchom pilotaż na jednym dziale

Przez kilka tygodni testuj proces w jednym dziale. Zbieraj uwagi, poprawiaj reguły, a potem rozszerzaj na całą firmę. Pilotaż wychwyci przypadki, których nikt nie przewidział przy projektowaniu.

Krok 8. Mierz czas obiegu

System zapisuje historię każdego kroku. Widać więc, ile trwa akceptacja i gdzie dokumenty czekają najdłużej. Takie dane przekonują działy skuteczniej niż ogólne prośby o „szybsze podpisywanie”.

Jak przekonać zespół do elektronicznego obiegu

Przy wdrożeniu workflow technologia rzadko jest największą przeszkodą. Częściej są nią przyzwyczajenia: kierownik, który lubi podpisywać na papierze, asystentka, która „zawsze wie, gdzie jest faktura”, dział, który boi się, że system pokaże, jak długo dokumenty u niego leżą.

Pomaga pokazanie korzyści dla konkretnej osoby, a nie dla firmy: kierownik nie musi przyjeżdżać do biura, żeby podpisać faktury, a księgowość nie musi do niego dzwonić. Ustal datę, od której dokumenty papierowe nie są przyjmowane. W każdym dziale wyznacz osobę, do której można przyjść z pytaniem. Pierwsze tygodnie zawsze przynoszą więcej pytań niż kolejne, więc zaplanuj na ten czas wsparcie.

Przydaje się też krótkie szkolenie na prawdziwych dokumentach. O przygotowaniu zespołu do pracy w systemie piszemy w tekście o szkoleniach z enova365.

Gdzie dokumenty utykają

• Każda dodatkowa osoba w ścieżce to kolejne miejsce, w którym dokument może utknąć. Im mniej kroków, tym lepiej.
• Dokument bez przypisanego działu czy z nieznanym kontrahentem musi mieć swoją ścieżkę wyjątków, inaczej zawiśnie w próżni.
• Jeśli część osób dalej podpisuje wydruki, powstają dwie prawdy o statusie dokumentu.
• Ktoś musi być właścicielem procesu i aktualizować reguły, gdy zmienia się struktura organizacyjna.

Workflow a bezpieczeństwo i zgodność

Elektroniczny obieg porządkuje też formalności. Każda decyzja jest zapisana z datą i nazwiskiem, więc łatwo wykazać, kto zatwierdził wydatek. Uprawnienia w systemie określają, kto może widzieć dane dokumenty, co ma znaczenie np. przy fakturach za usługi prawne czy umowach z pracownikami. Ustal również, jak długo i w jakiej formie przechowujesz historię obiegu, zwłaszcza dla dokumentów księgowych objętych obowiązkiem archiwizacji.

Faktury z budów, które docierały do biura z opóźnieniem

Wyobraź sobie firmę budowlaną, która prowadzi kilka budów jednocześnie. Faktury od podwykonawców trafiają do biura z opóźnieniem, bo kierownicy budów zatwierdzają je przy okazji wizyt w siedzibie. Po uruchomieniu workflow faktura jest kierowana do kierownika na podstawie projektu (budowy), a akceptacja odbywa się w przeglądarce. Dokument wraca do księgowości z przypisanym projektem, więc łatwiej rozliczyć koszty poszczególnych budów.

Workflow a automatyzacja z AI

Workflow dobrze współpracuje z narzędziami AI, które odczytują dokumenty spoza KSeF, proponują kategorię kosztu albo przypisują fakturę do zamówienia. Decyzję nadal podejmuje człowiek, tylko ma mniej do wpisywania. Jeśli planujesz taki krok, zobacz, jak podchodzimy do automatyzacji i aplikacji na zamówienie.

Obieg dokumentów w enova365 projektujemy pod strukturę konkretnej firmy, zaczynając od mapy obecnego procesu. Napisz do nas, jeśli chcesz zacząć od swojego.