Gospodarka magazynowa w Streamsoft Prestiż: partie, lokalizacje, inwentaryzacja

System pokazuje dwadzieścia palet, a na regale stoi osiemnaście. Brakujące mogą być w strefie kompletacji, na hali albo w ogóle nie istnieć. W firmie produkcyjnej rozbieżności stanów obciążają nie samego magazyniera: kończą się przestojami i błędnymi zakupami. Gospodarka magazynowa w Streamsoft Prestiż daje narzędzia do ewidencji partii, lokalizacji i inwentaryzacji. Ta checklista pomoże sprawdzić, czy korzystasz z nich tak, jak trzeba.

Checklista: struktura magazynów

Zanim przejdziesz do partii i lokalizacji, upewnij się, że podział na magazyny odpowiada rzeczywistemu przepływowi materiału.

• Czy surowce, półprodukty i wyroby gotowe to osobne magazyny w systemie?
• Czy istnieje magazyn lub strefa produkcji w toku, na którą trafia materiał wydany na zlecenie?
• Czy towary w kwarantannie i oczekujące na decyzję kontroli jakości są oddzielone od dostępnych?
• Czy magazyn odpadów i braków jest ewidencjonowany, a nie „znika” z systemu?
• Czy przesunięcia między magazynami mają dokument, czy odbywają się fizycznie bez niego?

Każde „nie” w tej sekcji wskazuje miejsce, w którym stan systemowy rozjeżdża się z fizycznym. Najczęściej chodzi o materiał wydany na produkcję w całości, choć część wraca na magazyn jako niezużyta.

Checklista: partie i daty

Ewidencja partii jest konieczna wszędzie tam, gdzie liczy się pochodzenie, data ważności lub parametry surowca. Sprawdź:

• Czy wiadomo, które indeksy wymagają ewidencji partii, a które nie?
• Czy przy przyjęciu zapisuje się numer partii dostawcy, a nie tylko numer nadany wewnętrznie?
• Czy dla materiałów z terminem ważności system podpowiada wydanie według zasady FEFO?
• Czy wydania na produkcję wskazują konkretną partię, a nie „dowolną dostępną”?
• Czy partia wyrobu gotowego jest powiązana z partiami zużytych surowców?

Na ostatnim punkcie opiera się identyfikowalność. Wystarczy, że łańcuch zostanie przerwany na jednym etapie, a odtworzenie historii wyrobu przy reklamacji oznacza przeszukiwanie papierów. Szerzej piszemy o tym w tekście o identyfikowalności partii w Streamsoft Prestiż.

Checklista: lokalizacje

Ewidencja lokalizacji, czyli miejsc składowania w obrębie magazynu, przydaje się, gdy magazyn jest duży, rotacja wysoka albo pracuje w nim kilka osób na zmiany. Sprawdź:

• Czy oznaczenia lokalizacji w systemie odpowiadają etykietom na regałach?
• Czy każda lokalizacja ma czytelną etykietę z kodem kreskowym?
• Czy przy przyjęciu system wskazuje lokalizację, a magazynier ją potwierdza?
• Czy przesunięcia między lokalizacjami są rejestrowane na bieżąco?
• Czy istnieje lokalizacja „przyjęcie” lub „do rozlokowania” i czy jest regularnie opróżniana?

Bez skanerów lokalizacje szybko tracą aktualność, bo ręczne wpisywanie każdego przesunięcia zajmuje za dużo czasu. Ewidencję lokalizacji najlepiej łączyć z kolektorami danych, które opisujemy w artykule Magazyn z kolektorami danych.

Checklista: przyjęcia i wydania

Większość błędów stanów powstaje na wejściu i na wyjściu. Uporządkowanie tych dwóch punktów daje najwięcej najmniejszym wysiłkiem.

1. Przyjęcie jest rejestrowane w dniu fizycznej dostawy, a nie po otrzymaniu faktury.
2. Różnice ilościowe między dokumentem dostawcy a dostawą są zapisywane i wyjaśniane.
3. Wydania na produkcję wynikają ze zlecenia, a nie z ustnej prośby brygadzisty.
4. Zwroty niezużytego materiału z hali są dokumentowane.
5. Wyrób gotowy jest przyjmowany z produkcji po zaraportowaniu wykonania, a nie „hurtem” na koniec miesiąca.

Checklista: dostępność materiału dla produkcji

Magazyn w firmie produkcyjnej nie istnieje dla siebie. Ma zapewnić, że materiał będzie na stanowisku wtedy, gdy zaplanowano zlecenie. Oprócz zgodności stanów sprawdź więc, czy system pomaga planować dostępność.

• Czy materiał potrzebny do zaplanowanych zleceń jest rezerwowany, tak żeby nie został wydany na inne zlecenie ani sprzedany?
• Czy dla najważniejszych surowców są ustalone stany minimalne lub zapas bezpieczeństwa i czy system sygnalizuje ich przekroczenie?
• Czy dział zakupów widzi w systemie zapotrzebowanie wynikające z planu produkcji, a nie tylko bieżące braki zgłaszane przez magazyn?
• Czy towar zablokowany przez kontrolę jakości nie jest liczony jako dostępny do produkcji?
• Czy terminy dostaw w zamówieniach do dostawców są aktualizowane, gdy dostawca je przesuwa?

Przy odpowiedziach przeczących magazyn wie, ile ma materiału, ale nie wie, ile z tego jest naprawdę wolne. Kończy się to tym, że zlecenie startuje, a w połowie operacji brakuje jednego komponentu, bo wcześniej poszedł na pilne zamówienie innego klienta.

Powiązanie magazynu z planowaniem decyduje też o tym, czy planista może ufać terminom podawanym przez system. Dostępność materiału to jedno z ograniczeń przy układaniu harmonogramu, obok mocy stanowisk i ludzi.

Checklista: inwentaryzacja

Inwentaryzacja wynika z przepisów o rachunkowości, ale jest też najlepszym testem, czy procesy magazynowe działają. Sprawdź:

• Czy obok inwentaryzacji rocznej prowadzisz cząstkowe, na przykład dla wybranych grup indeksów lub lokalizacji?
• Czy arkusze spisowe są generowane z systemu, a spis odbywa się skanerem?
• Czy na czas spisu zatrzymujesz ruch w spisywanej strefie albo system uwzględnia ruch w trakcie?
• Czy różnice inwentaryzacyjne są analizowane pod kątem przyczyny, a nie tylko księgowane?
• Czy powtarzające się różnice na tych samych indeksach prowadzą do zmiany procesu?

Regularna inwentaryzacja cząstkowa najczęściej używanych indeksów wykrywa problemy dużo wcześniej niż spis roczny. Rozkłada też pracę w czasie i nie wymaga zatrzymywania całego magazynu.

Przykład: magazyn, który przestał zgadzać się co miesiąc

Wyobraź sobie producenta wyrobów z tworzyw, u którego różnice stanów granulatu powtarzają się po każdym zamknięciu miesiąca. Księgowość koryguje je zbiorczo, a nikt nie szuka przyczyny. Przegląd według powyższej listy pokazuje dwie rzeczy. Granulat jest wydawany na produkcję workami, a niezużyte resztki wracają na magazyn bez dokumentu. Część przyjęć jest z kolei rejestrowana dopiero po otrzymaniu faktury.

Dokument zwrotu z produkcji i rejestrowanie przyjęć w dniu dostawy wystarczają, żeby różnice spadły do poziomu, który da się wyjaśnić pojedynczymi przypadkami.

Jak wykorzystać tę checklistę

Przejdź przez listę z kierownikiem magazynu i osobą z księgowości. Oznaczcie punkty spełnione, częściowo spełnione i niespełnione. Zacznij od przyjęć i wydań, bo tam poprawa kosztuje najmniej. Lokalizacje i skanery to dobry drugi krok, kiedy podstawy już działają.

FX2 wdraża Streamsoft Prestiż w firmach produkcyjnych, w tym moduły magazynowe i mobilne. Opowiedz nam o swoim magazynie i o tym, gdzie stany najczęściej się rozjeżdżają.