Identyfikowalność partii (traceability) w Streamsoft Prestiż

Piątek, godzina czternasta. Dzwoni klient: w dostawie z zeszłego miesiąca znalazł wyroby z wadą materiałową i pyta, czy problem dotyczy też innych wysyłek. Od tego, jak szybko odpowiesz, zależy skala reklamacji, koszt ewentualnego wycofania i to, czy klient dalej będzie Ci ufał. Identyfikowalność partii (traceability) w Streamsoft Prestiż polega na tym, żeby tę odpowiedź znaleźć w systemie w kilka minut, a nie po kilku dniach przeglądania papierów.

Poniżej opisuję scenariusz krok po kroku: co zrobić, gdy taki telefon już się zdarzy, i jak przygotować system, żeby był na to gotowy.

Co zrobić, gdy klient zgłasza wadę partii

Jeśli identyfikowalność działa, postępowanie wygląda mniej więcej tak:

1. Ustal partię wyrobu. Na podstawie etykiety, numeru dokumentu wydania lub faktury odnajdujesz partię wyrobu gotowego, którą otrzymał klient.
2. Prześledź łańcuch wstecz. Od partii wyrobu przechodzisz do zlecenia produkcyjnego, a od niego do zużytych partii surowców i półproduktów.
3. Zidentyfikuj podejrzaną partię surowca. Sprawdzasz wyniki kontroli przy przyjęciu, dostawcę i certyfikat.
4. Prześledź łańcuch w przód. Od podejrzanej partii surowca przechodzisz do wszystkich zleceń, w których ją zużyto, a od nich do wszystkich partii wyrobów i klientów, którzy je dostali.
5. Zablokuj to, co jeszcze jest w firmie. Pozostałości surowca i wyroby na magazynie dostają status blokady.
6. Zdecyduj, co z klientami. Masz listę odbiorców, ilości i dat wysyłki, więc możesz wybrać między informacją a wycofaniem.

Najwięcej zależy od kroków drugiego i czwartego, czyli śledzenia wstecz i w przód. Jeśli któreś ogniwo łańcucha nie zostało zarejestrowane, odpowiedź będzie niepełna, a firma często musi przyjąć najostrożniejszy wariant. Ten jest zwykle najdroższy.

Co zrobić, gdy identyfikowalność nie działa

Bez danych w systemie ten sam telefon uruchamia zupełnie inny proces. Ktoś szuka w archiwum kart zleceń, ktoś inny pyta magazyniera, z której palety brał surowiec trzy tygodnie temu. Odpowiedź opiera się na pamięci ludzi. Często kończy się tym, że wycofanie trzeba rozszerzyć na wszystko, co wyprodukowano w danym okresie.

Jeśli Twoja firma jest w takiej sytuacji, nie zaczynaj od zakupu nowego modułu. Najpierw ustal, gdzie łańcuch się dziś przerywa. Zwykle dzieje się to w jednym z czterech miejsc opisanych poniżej.

Gdzie najczęściej przerywa się łańcuch identyfikowalności

Przyjęcie bez numeru partii dostawcy

Firma nadaje własny numer przyjęcia, ale nie zapisuje numeru partii z etykiety dostawcy. Przy reklamacji do dostawcy trzeba go potem odtwarzać z dokumentów dostawy. Rozwiązanie jest proste: pole na partię dostawcy obowiązkowe przy przyjęciu indeksów objętych identyfikowalnością.

Wydanie na produkcję „z ogólnego stanu”

Magazyn wydaje surowiec na zlecenie ilościowo, bez wskazania partii. W systemie widać, że zlecenie zużyło sto kilogramów, ale nie wiadomo, z której dostawy. Tu łańcuch przerywa się najczęściej. Na szczęście to też miejsce najłatwiejsze do naprawienia, jeśli magazyn pracuje ze skanerami. O kolektorach danych piszemy w tekście Magazyn z kolektorami danych.

Mieszanie partii na hali

Na stanowisku leży resztka starej partii i początek nowej. Operator bierze z obu, a w systemie zarejestrowana jest jedna. Potrzebna jest tu zasada organizacyjna i możliwość zarejestrowania zużycia z kilku partii na jednym zleceniu.

Wysyłka bez partii wyrobu

Wyrób gotowy jest przyjmowany z partią, ale dokument wydania do klienta jej nie zawiera. Śledzenie w przód kończy się wtedy na magazynie wyrobów, a lista klientów do poinformowania jest szacunkowa.

Jak przygotować system na taki scenariusz

Identyfikowalność w Streamsoft Prestiż opiera się na tym, że partia niesie informację przez cały przepływ: od przyjęcia, przez magazyn, zlecenie i rejestrację produkcji, aż po wydanie do klienta. Przygotowanie sprowadza się do kilku decyzji:

• które indeksy podlegają ewidencji partii, bo dla drobnych materiałów pomocniczych nie zawsze ma to sens,
• jak wygląda numeracja partii wyrobów i gdzie drukowana jest etykieta,
• na którym etapie operator lub magazynier potwierdza partię skanem,
• jakich statusów partii używacie, na przykład dostępna, w kontroli, zablokowana,
• kto i jak często robi próbne śledzenie partii, żeby sprawdzić, czy łańcuch jest kompletny.

Statusy partii są ściśle powiązane z kontrolą jakości. Jak połączyć oba obszary, opisujemy w artykule o kontroli jakości w Streamsoft Prestiż. Podstawy ewidencji partii i lokalizacji omawiamy w tekście o gospodarce magazynowej.

Etykieta i skaner: identyfikowalność bez dodatkowej pracy

Jeśli magazynier musi ręcznie przepisywać numery partii, po kilku tygodniach przestaje to robić. Dlatego podstawą identyfikowalności są etykiety z kodami kreskowymi drukowane z systemu przy przyjęciu i przy zakończeniu produkcji. Do tego skan w każdym punkcie, w którym partia zmienia miejsce albo zostaje zużyta.

Dobrze zaprojektowany proces nie dokłada operatorom pracy. Zamienia wpisywanie na jeden skan. Jeśli po wdrożeniu słyszysz, że rejestracja partii „spowalnia produkcję”, sprawdź, czy etykiety są czytelne, a skanery są tam, gdzie trzeba.

Test, który możesz zrobić już teraz

Wybierz losową wysyłkę do klienta sprzed kilku tygodni i spróbuj odpowiedzieć na dwa pytania: z jakich partii surowca powstał ten wyrób i do jakich innych klientów trafił wyrób z tych samych surowców. Zmierz czas. Zapisz, w którym miejscu musiałeś sięgnąć po papier lub zapytać kogoś z zespołu.

Powtarzane regularnie, takie ćwiczenie najlepiej sprawdza identyfikowalność. Wiele norm branżowych i wymagań klientów, szczególnie w branży spożywczej, motoryzacyjnej czy medycznej, oczekuje zresztą, że firma potrafi takie śledzenie przeprowadzić i udokumentować.

Zakład, który poinformował wszystkich odbiorców z kilku tygodni

Wyobraź sobie zakład przetwórczy, w którym surowiec jest przyjmowany z partią, ale wydawany na produkcję ilościowo. Po reklamacji jednego klienta firma nie potrafi zawęzić zakresu i informuje wszystkich odbiorców wyrobów z kilku tygodni produkcji. Koszt logistyczny i wizerunkowy wychodzi znacznie wyższy niż koszt samej wady.

Gdy taki zakład wprowadzi skanowanie partii przy wydaniu na zlecenie i przy wysyłce, kolejne próbne śledzenie zajmuje kilka minut i daje jednoznaczną listę odbiorców.

Pierwszy krok: mapa przepływu partii

Narysuj, jak partia przechodzi przez Twój zakład, i zaznacz miejsca, w których informacja o niej dziś ginie. To zwykle dwa lub trzy punkty, a nie cały proces. FX2 wdraża Streamsoft Prestiż w firmach produkcyjnych i pomaga zaprojektować identyfikowalność pod wymagania branży. Gdzie przerywa się łańcuch w Twojej firmie, możemy sprawdzić wspólnie: porozmawiajmy.