Zlecenia produkcyjne w Streamsoft Prestiż: od zamówienia klienta do wyrobu

Zamówienie przyjęte przez dział sprzedaży to dopiero obietnica. Zanim zamieni się w wyrób gotowy na rampie, przejdzie przez planowanie, zakupy, magazyn, halę i kontrolę jakości. W wielu firmach na każdym z tych etapów ktoś przepisuje informacje, a handlowiec dzwoni do kierownika produkcji z pytaniem „na kiedy będzie”. Zlecenia produkcyjne w Streamsoft Prestiż łączą te etapy w jeden ciąg dokumentów, w którym każdy widzi aktualny stan realizacji.

Poniżej przechodzimy przez cały cykl życia zlecenia, etap po etapie, z uwagami na czas wdrożenia.

Etap 1: od zamówienia klienta do zlecenia

Punktem wyjścia jest zamówienie od odbiorcy. Przy produkcji na zamówienie zlecenie produkcyjne może powstać bezpośrednio z pozycji zamówienia, z zachowaniem powiązania. Dzięki temu na pytanie klienta o stan realizacji odpowiadasz bez szukania numerów w kilku miejscach.

Jedno zamówienie nie musi oznaczać jednego zlecenia. Zamówienie z kilkoma pozycjami albo wyrób złożony z półproduktów zwykle prowadzi do kilku powiązanych zleceń, na przykład osobnych dla podzespołów i montażu końcowego.

Przy produkcji na magazyn zlecenia wynikają z planu produkcji lub ze stanów minimalnych wyrobów. W wielu firmach oba modele działają równolegle: standardowe wyroby powstają na zapas, warianty na zamówienie.

Przy tworzeniu zlecenia system pobiera technologię wyrobu, czyli strukturę materiałową i marszrutę operacji. Niekompletna technologia daje niekompletne zlecenie. Dlatego jakość danych technologicznych to warunek wstępny dobrej pracy na zleceniach. Piszemy o tym w tekście technologia i marszruty w Streamsoft Prestiż.

Etap 2: planowanie i sprawdzenie dostępności

Nowe zlecenie trzeba osadzić w czasie. Planista sprawdza, czy jest materiał i czy stanowiska mają wolne moce. System przelicza zapotrzebowanie materiałowe i pokazuje braki, które trafiają do działu zakupów jako propozycje zamówień.

Po stronie mocy zlecenie obciąża stanowiska zgodnie z czasami z marszruty. Planista widzi, czy termin wymagany przez klienta da się dotrzymać, czy trzeba przesunąć inne zlecenia albo zaplanować nadgodziny. Wybór metody planowania, od prostego MRP po harmonogramowanie z ograniczeniami, omawiamy w artykule MRP czy APS.

Termin potwierdzony klientowi ma wynikać z tego planu, a nie z intuicji handlowca. Przy wdrożeniu to jedna z najczęstszych zmian kulturowych.

Etap 3: uruchomienie i wydanie materiału

Zaplanowane zlecenie nie jest jeszcze uruchomione. Uruchomienie to decyzja, że zlecenie trafia na halę, a magazyn przygotowuje materiał. Wtedy powstają dokumenty wydania materiału na produkcję, najlepiej ze wskazaniem konkretnych partii.

Wydanie może być jednorazowe, na całe zlecenie, albo etapowe, przy kolejnych operacjach. Przy długich zleceniach wydanie etapowe lepiej oddaje rzeczywistość i ogranicza ilość materiału zalegającego na hali.

• Wydawaj materiał na podstawie zlecenia, a nie ustnej prośby.
• Rejestruj zwroty niezużytego materiału.
• Dokumentuj zamienniki, jeśli użyto innego materiału niż w technologii.

Etap 4: realizacja i rejestracja na hali

W trakcie realizacji operatorzy rejestrują rozpoczęcie i zakończenie operacji, wykonane ilości i braki. Mogą to robić na terminalach przy stanowiskach, na tabletach, albo rejestruje brygadzista. Wybór zależy od liczby stanowisk i specyfiki pracy. Wskazówki znajdziesz w tekście rejestracja produkcji prosto z hali.

Przy bieżącej rejestracji status zlecenia w systemie odpowiada temu, co dzieje się na hali. Handlowiec widzi, że z pięciu operacji trzy są zakończone, a planista widzi, które zlecenia są opóźnione względem harmonogramu.

Rejestracja na hali nie musi ruszyć pierwszego dnia, ale bez niej status zleceń i rozliczenie kosztów opierają się na normach. Wiele firm zaczyna od rejestracji zakończenia zlecenia i stopniowo przechodzi do rejestracji operacji.

Etap 5: kontrola, przyjęcie wyrobu i zamknięcie

Po ostatniej operacji wyrób przechodzi kontrolę końcową i trafia na magazyn wyrobów gotowych. Przyjęcie powinno nastąpić od razu po zakończeniu, a nie zbiorczo na koniec tygodnia. Inaczej stany magazynowe i dostępność dla sprzedaży będą nieaktualne.

Zamknięcie zlecenia to moment rozliczenia. System zestawia materiały i czasy zaplanowane z rzeczywiście zużytymi, a różnice stają się materiałem do analizy kosztów. Szczegóły opisujemy w artykule o kalkulacji kosztów produkcji.

Statusy zleceń: wspólny język dla całej firmy

Dobrze ustawione statusy zastępują wiele telefonów i spotkań. Typowy zestaw to: zaplanowane, oczekujące na materiał, uruchomione, w realizacji, wstrzymane, zakończone i rozliczone. Każdy dział musi rozumieć je tak samo.

Szczególnie przydaje się status „wstrzymane” z podaniem przyczyny: brak materiału, awaria maszyny, oczekiwanie na decyzję klienta. Lista wstrzymanych zleceń z przyczynami to gotowy materiał na poranną odprawę produkcyjną.

Problemy, które wracają przy każdym wdrożeniu

Zlecenia bywają zakładane „na wszelki wypadek” i nigdy nie są zamykane, przez co lista otwartych zleceń przestaje być wiarygodna. Zdarza się, że produkcja rusza bez uruchomienia zlecenia w systemie, a dokumenty uzupełnia się po fakcie. Częsty kłopot to też łączenie kilku zamówień w jedno zlecenie bez zachowania powiązań. Potem trudno odpowiedzieć klientowi.

Osobna sprawa to zmiana zamówienia w trakcie produkcji. Wprowadza się ją na zamówieniu i w kontrolowany sposób przenosi na zlecenie, oceniając, co już zostało wyprodukowane. Trzeba ustalić, kto takie zmiany zatwierdza.

Wszystkie te problemy rozwiązuje się organizacyjnie, nie technicznie: jasne zasady, kto zakłada, uruchamia i zamyka zlecenia, plus cotygodniowy przegląd zleceń przeterminowanych.

Fabryka mebli, w której handlowcy przestali dzwonić na halę

Typowy przypadek wygląda tak. W firmie produkującej meble na zamówienie handlowcy kilka razy dziennie dzwonią na halę z pytaniem o stan zamówień, a kierownik produkcji spędza na tych rozmowach sporą część dnia. Gdy zlecenia zostaną powiązane z zamówieniami, a operacje rejestrowane na terminalach, handlowcy sprawdzają status w systemie.

Lista zleceń wstrzymanych z przyczynami potrafi przy okazji pokazać coś nieoczekiwanego. Na przykład to, że większość opóźnień bierze się nie z hali, tylko z późno potwierdzanych przez klientów wariantów tkanin. Wtedy rozwiązaniem jest zmiana procesu przyjmowania zamówień, a nie dokładanie mocy na produkcji.

Zacznij od jednej ścieżki

Przy wdrożeniu nie musisz od razu obejmować wszystkich typów zleceń. Wybierz jedną grupę wyrobów i przeprowadź ją przez pełny cykl: zamówienie, zlecenie, wydanie, rejestracja, przyjęcie i rozliczenie. Gdy ta ścieżka działa, kolejne dołącza się znacznie łatwiej.

FX2 wdraża Streamsoft Prestiż w firmach produkcyjnych. Obieg zleceń w Twoim zakładzie możemy przejść razem, od zamówienia do rozliczenia: umówmy się na rozmowę.