Wdrożenie Streamsoft Prestiż etapami: od czego zacząć w firmie produkcyjnej

Wdrożenie całego systemu ERP w firmie produkcyjnej za jednym razem przypomina wymianę silnika w jadącym samochodzie. Da się, ale ryzyko jest duże, a każdy problem dotyka wszystkich działów jednocześnie. Dlatego wdrożenie Streamsoft Prestiż etapami jest dla większości firm rozsądniejszą drogą: każdy etap daje konkretną korzyść, a zespół uczy się systemu stopniowo. Zostaje pytanie, od czego zacząć i w jakiej kolejności dokładać kolejne obszary.

Dlaczego etapy, a nie „big bang”

Uruchomienie wszystkich modułów jednego dnia ma jedną zaletę: krótszy okres pracy w dwóch systemach. Wad jest więcej. Wszyscy użytkownicy uczą się jednocześnie, wsparcie wdrożeniowe jest rozproszone, a błąd w danych podstawowych wychodzi naraz w magazynie, produkcji i księgowości.

Wdrożenie etapowe rozkłada to ryzyko. Pierwsze etapy stabilizują dane, na których opierają się kolejne, a zespół nabiera zaufania do systemu, zanim ten trafi na halę. Płacisz za to dłuższym okresem przejściowym i tymczasowymi powiązaniami ze starymi narzędziami. Przez pewien czas pracuje się w dwóch systemach, więc ogranicz liczbę miejsc styku i ustal z góry, który system jest źródłem prawdy dla danego obszaru.

Etap 0: przygotowanie, którego nie wolno pominąć

Zanim ruszy pierwszy moduł, potrzebne są decyzje i porządki, bez których kolejne etapy będą się przeciągać:

• wyznaczenie kierownika projektu po stronie firmy, z czasem na tę rolę,
• spisanie najważniejszych procesów, przynajmniej w uproszczonej formie,
• uporządkowanie kartotek towarów, kontrahentów i jednostek miary,
• decyzja o infrastrukturze: własny serwer czy chmura, kopie zapasowe, dostęp zdalny,
• ustalenie, co jest celem pierwszego roku, a co może poczekać.

Szerzej o tej fazie piszemy w tekście jak przygotować firmę produkcyjną do wdrożenia ERP.

Etap 1: handel i magazyn

Najczęściej pierwszym krokiem są sprzedaż, zakupy i gospodarka magazynowa. Procesy są tu stosunkowo standardowe, a efekt widać szybko: aktualne stany, faktury z jednego miejsca, kontrola zamówień do dostawców.

Ten etap stabilizuje dane podstawowe, czyli indeksy, ceny i kontrahentów, z których korzystają wszystkie kolejne moduły. Dlatego zaczynanie od produkcji rzadko ma sens: jeśli magazyn nie pracuje rzetelnie, zlecenia i planowanie nie mają na czym się oprzeć. Na co uważać w samej ewidencji, opisujemy w artykule o gospodarce magazynowej w Streamsoft Prestiż.

Etap 2: finanse i księgowość

Gdy dokumenty handlowe i magazynowe są rejestrowane w systemie, naturalnym krokiem jest przejęcie księgowości. Start najlepiej zaplanować od początku roku obrotowego, a przynajmniej od początku kwartału, żeby nie przenosić obrotów z części okresu.

Wiele firm łączy ten etap z pierwszym, jeśli zmiana roku wypada w dogodnym momencie. Schematy dekretacji dokumentów magazynowych trzeba ustalić, zanim pojawią się dokumenty produkcyjne.

Etap 3: technologia i zlecenia produkcyjne

To najbardziej pracochłonny etap, bo wymaga zbudowania danych technologicznych: struktur materiałowych i marszrut. Zacznij od grupy wyrobów o największym wolumenie, a nie od całego katalogu.

Zlecenia mogą na razie działać w uproszczonej formie: zlecenie, wydanie materiału, przyjęcie wyrobu. Już to daje kontrolę nad zużyciem materiałów i podstawę do rozliczania kosztów. O budowaniu technologii piszemy szczegółowo w tekście technologia i marszruty w Streamsoft Prestiż.

Etap 4: rejestracja na hali i planowanie

Gdy technologie są wiarygodne, przychodzi czas na rejestrację operacji na stanowiskach i planowanie obciążenia. System zaczyna podpowiadać terminy i pokazywać wąskie gardła. Bez rzetelnych danych z poprzednich etapów planowanie generuje harmonogramy, którym nikt nie ufa.

Rejestracja na hali wymaga też sprzętu: terminali, czytników i sieci w hali produkcyjnej. Zaplanuj to z wyprzedzeniem, bo zasięg Wi-Fi między maszynami bywa niespodzianką.

Etap 5: jakość, utrzymanie ruchu i analizy

Ostatnie etapy rozszerzają system o obszary, które korzystają z danych zebranych wcześniej: kontrolę jakości powiązaną z partiami, ewidencję maszyn i przeglądów oraz raporty dla zarządu. Kolejność zależy od priorytetów. Zakład, którego klienci stawiają wysokie wymagania jakościowe, zacznie od kontroli, a firma z częstymi awariami od utrzymania ruchu.

Czego pilnować między etapami

Przerwa między etapami służy stabilizacji, nie odpoczynkowi. Zanim przejdziesz dalej, sprawdź, czy poprzedni etap naprawdę działa. Czy stany magazynowe zgadzają się po inwentaryzacji cząstkowej? Czy użytkownicy nie wrócili do arkuszy? Czy zgłoszeń problemów jest już tylko kilka?

Zamknij też tymczasowe obejścia. Każde „na razie robimy to w Excelu” powinno mieć właściciela i termin wygaszenia, inaczej po roku firma pracuje w nowym systemie i kilku starych arkuszach jednocześnie. Pomaga krótkie podsumowanie każdego etapu z kierownikami działów.

Jak ustalić kolejność w Twojej firmie

Przedstawiona kolejność jest typowa, ale nie jedyna. Ustalając własną, odpowiedz sobie na trzy pytania:

1. Gdzie dziś tracisz najwięcej czasu lub pieniędzy?
2. Które dane są potrzebne, żeby ten problem rozwiązać, i czy już istnieją w systemie?
3. Który zespół jest gotowy na zmianę, a który potrzebuje więcej czasu?

Jeśli największy problem to brak kontroli kosztów, nie przeskoczysz etapu magazynu i zleceń, bo bez nich nie ma danych o zużyciu. Jeśli chodzi o terminowość, celem będzie planowanie, ale ono również wymaga wcześniejszych etapów. Ile to wszystko potrwa, zależy od zakresu, liczby wyrobów i dostępności Twojego zespołu. Pojedynczy etap trwa zwykle od kilku tygodni do kilku miesięcy, a harmonogram całości ustala się po analizie przedwdrożeniowej.

Producent tworzyw, który nie zatrzymał produkcji ani na dzień

Typowy przebieg wygląda tak. Producent elementów z tworzyw zaczyna od magazynu i sprzedaży, a dotychczasowe narzędzie do planowania zostawia na kilka miesięcy. Gdy stany magazynowe stają się wiarygodne, zespół buduje technologie dla najważniejszych wyrobów i uruchamia zlecenia w wersji uproszczonej. Rejestracja na hali przychodzi dopiero w kolejnym etapie, najpierw na jednym wydziale pilotażowym.

Żaden etap nie wymaga zatrzymania produkcji, a każdy kolejny startuje na danych sprawdzonych w poprzednim.

Plan etapów na jednej stronie

Dobry plan etapowy mieści się na jednej stronie i jasno mówi, co będzie działać po każdym etapie. FX2 wdraża Streamsoft Prestiż w firmach produkcyjnych i pomaga ułożyć harmonogram dopasowany do możliwości zespołu. Jeśli nie wiesz jeszcze, czy ten system pasuje do Twojej firmy, przeczytaj tekst Streamsoft Prestiż – dla jakich firm produkcyjnych. Potem porozmawiajmy o planie wdrożenia.